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Les problèmes liés à l'envoi des fax par VoIP et comment y remédier | eFax Corporate  

Juillet 20, 2017 - par eFax Corporate Team

En tant que leader mondial du service de fax en mode cloud pour les petites, pour les petites, moyennes et grandes entreprises, nous recevons de nombreuses demandes concernant notre service en ligne. Et certaines des questions les plus fréquemment posées concernent les problèmes liés à l'envoi des fax par VoIP.

Les entreprises ayant opté pour une infrastructure VoIP se demandent souvent si elles continueront d'envoyer et de recevoir des fax de manière fiable. Et bien qu'il soit techniquement possible d'envoyer les fax par VoIP, ce n'est pas sans problème.

Appel à la prudence

L'envoi de fax par VoIP est une méthode de communication indépendante, mais qui présente souvent des failles en terme de fiabilité et d'efficacité. Vos messages peuvent ne pas être livrés, en particulier ceux incluant des documents de plusieurs pages.

La VoIP peut causer tellement de problèmes techniques aux professionnels que beaucoup recommandent de garder votre ligne téléphonique traditionnelle installée, juste pour vous assurer de recevoir des documents et des messages faxés entrants. Dans ces situations, les anciennes applications analogiques sont normalement conservées comme sauvegarde en cas de déconnexion de la VoIP.

Ayant déjà payé pour que la VoIP soit installée dans votre bureau, il serait contre-productif pour les finances et la productivité de votre bureau de continuer à utiliser des méthodes de communication traditionnelles, tout en payant des coûts élevés de location de lignes et de maintenance des machines.

Cette pratique normale signifie que même si vous pouvez toujours envoyer et recevoir des télécopies, vous finirez par payer plus que la cote pour ce service, avec une location de ligne coûtant jusqu'à {[# 0]} € par mois et par ligne téléphonique.

Est-il possible d'envoyer les fax par VoIP ?

Quant à la question principale de savoir s'est-il possible d'envoyer des fax par VoIP ? Techniquement parlant, c'est le cas.

Mais avec une meilleure connaissance du fonctionnement des réseaux VoIP, vous fierez certainement de moins en moins aux capacités de votre infrastructure de fax. Cela est particulièrement vrai si votre entreprise traite d'importants fax protégées par des données ou de fax à grand volume.

Casque VoIP sur le clavier de l'ordinateur

Un arrière-plan pour VoIP

VoIP, ou Voice over Internet Protocol, est une technologie qui envoie des messages vocaux et multimédias sur des réseaux de données uniquement. C'est le remplacement moderne et l'alternative au réseau téléphonique basé sur un circuit familier.

Plutôt que d’envoyer une conversation sur la ligne téléphonique, l’audio reçoit tous les signaux audio de votre conversation téléphonique, y compris tous les bruits de fond, et les convertit en flux de paquets de données.

Chaque paquet de données peut être décrit comme un petit paquet contenant toutes les informations essentielles de votre appel vocal, y compris une adresse de destination et une adresse de retour. Cela revient à envoyer une lettre par voie postale.

Ces petits paquets sont ensuite envoyés via votre réseau local (LAN) ou réseau étendu (WAN), et pour les appels sortants de votre entreprise, ils passeront sur l’Internet public où ils seront mélangés avec d’autres paquets contenant d’autres appels, e-mails, documents, fichiers, images, etc.

Une fois l'information reçue, les colis vocaux sont isolés du reste des colis et sont ensuite rassemblés pour reconstituer les mots prononcés.

Bien évidemment, nous vous expliquerons ce processus dans les moindres détails. En réalité, ce processus s'exécuterai en une fraction de seconde. De ce fait, les paquets sont sensibles au temps et si un extrait de phrase est retardé ou n'arrive pas en ordre, il est inutile et doit être jeté.

Des incohérences comme celles-là peuvent engendrer des erreurs, des confusions et des dérapages, du type de ceux que l'on entend dans les appels VoIP, surtout si elles sont envoyées via Internet ou transitent par un réseau qui connaît souvent des retards et des pertes dus à la congestion.

L'utilisation de la VoIP pour convertir l'audio est donc une solution logique. En effet, cette option est un excellent moyen d’économiser de l’argent et de réduire au maximum les dépenses de bureau de votre entreprise. La VoIP offre également de nombreux autres avantages grâce au transfert d'une multitude de communications professionnelles, qui peuvent nécessiter un réseau dédié, sur une seule connexion.

Comme autre facteur positif, la VoIP utilise une bande passante réduite lors des appels téléphoniques. En plus de convertir un appel vocal analogique en une formule numérique, la VoIP compresse également ces données de manière considérable. Une fois converti en numérique, vos appels téléphoniques nécessite en moyen 64 kilobits par seconde (kbps) de bande passante.

Grâce aux outils de compression, nous pouvons réduire le nombre de kilobits d'un message audio à 32, 16 ou même 8 kbps avant de l'envoyer via Internet. Cependant, cela signifie également une qualité sonore réduite.

Pour les grandes entreprises ou les centres d’appel, qui font des centaines, voire des milliers d’appels téléphoniques chaque jour, la VoIP est une solution évidente ; car elle peut faire économiser beaucoup d’argent à votre entreprise.

Toutefois, il y a un hic. Alors que de nombreux types de données peuvent gérer et même bénéficier d'une certaine quantité de compression (comme les fichiers audio, vidéo et texte), l'analogique ne peut malheureusement pas être compressé.

Et c'est ici que se pose le problème.

Envoi de fax par une infrastructure VoIP et pourquoi cela ne fonctionne pas

L'un des problème liés à l'envoi de fax par VoIP est qu’il est difficile de transmettre sur un réseau ou un service IP.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, le problème initial lié l'envoi de fax par VoIP tient du fait que les données ne peuvent pas être compressées. Pour transmettre un fax, les informations doivent d'abord être numérisées pour le transfert sur IP sous la forme d'un flux de données complet de 64 Kbps.

De toute évidence, cela ne devrait pas poser trop de problèmes, mais lorsque votre entreprise utilise le fax comme moyen de communication principal, cette étape supplémentaire vous coûtera à la fois financièrement et en termes de temps.

Le coût supplémentaire peut surtout se faire ressentir au moment de l'envoi d'un nombre élevé de fax, en particulier pendant les heures de pointe, lorsque l'envoi de fax ou d'appel à haut volume est en cours. Un appel VoIP compressé nécessite en moyenne environ 32 kbps, ce qui signifie que le fax consomme deux fois plus de bande passante qu'un appel vocal compressé.

En plus de cela, il y a la surcharge de paquets IP, qui accroît la bande passante nécessaire à auteur de 88 kbps ; en d'autre termes, il est nécessaire d’accroître la bande passante à hauteur de 175 % pour passer un appel VoIP. En outre, le fax ne gère pas très bien la perte de données et les retards de transmission des messages, ce qui peut entraîner des problèmes de fonctionnalité.

L'un des avantages de l'IP est que les fichiers volumineux peuvent être compressés ou « paquétisés », et réduits à des paquets d'informations plus petits et plus faciles à gérer, qui sont ensuite envoyés via Internet.

En utilisant cette technique, un en-tête contenant l'adresses IP de destination ou source de chaque paquet pris individuellement est attaché - faisant ainsi référence à la formule « à » et « de » sur une enveloppe. D'autres informations vitales sont également incluses, telles que la place du paquet dans une plus longe file d'attente de fax, par ex. « Je suis le troisième document sur les huit qui compose ce fax ». Les détails concernant l'adresse prévue du document sont également joints, par ex. « Veuillez trouver ci-joint l'adresse IP de l'ordinateur sur lequel je dois être livré ».

Tout cela signifie que l'IP permet au réseau d'effectuer son travail plus rapidement et que chaque colis d'information sera envoyé à la destination prévue en suivant l'itinéraire le plus claire possible. Cependant, cela signifie que des bribes d'information - telles que les coordonnées - peuvent arriver de manière désordonnée.

Le plus souvent, le processus sera quelque peu fiable, car les informations d'en-tête aident le système à rassembler les choses presque instantanément dès leur arrivée dans la boîte de réception du destinataire. S'il arrive que des informations ou des données soient perdues dans le processus, elles peuvent être retransmises jusqu'à la livraison du message entier.

Ce type de processus peut fonctionner pour les documents texte et les e-mails, où un délai momentané peut ne pas être détecté, mais ce n'est certainement pas le cas pour les communications en temps réel où tout délai peut s'avérer coûteux.

Nous avons tous, sans aucun doute, connu des moments où lors d'une conversation téléphonique, l'appel a été interrompu entraînant la perte d'un mot ou d'une phrase et nous forçant à passer la minute suivante à essayer de remplir les parties manquantes de la conversation.

Ce scénario est similaire à ce qui se produit lorsqu'une donnée est perdue lors de la transmission. Cependant, dans le cas d'un appel téléphonique, il suffit de demander à la personne de répéter ce qu'elle vient de dire. Et même si cela n'est pas possible, votre cerveau a mis en place des processus pour vous aider à combler les mots manquants sans que vous ne vous en rendiez compte. Ceci explique pourquoi la VoIP gagne de l’empaleur malgré ses imperfections.

Malheureusement, en ce qui concerne le fax, une fois que l’information n’est pas reçue, elle ne peut être récupérée et pour certaines industries, cela peut avoir des conséquences désastreuses.

Pour ceux qui travaillent dans le corps médical, le fax est l'un des moyens de communication les plus fiables et les plus sûrs. Il est utilisé par de nombreux cabinets médicaux privés et par le SNS (Service national de la santé) pour transmettre les antécédents médicaux confidentiels et les informations sensibles des patients, telles que les prescriptions.

Pour ces raisons, un système de fax performant, sur lequel ils peuvent peut compter pour transmettre des données de manière sûre et sécurisée, est essentiel à leur travail. Dans ce scénario, toutes les informations sont également importantes et on ne peut se permettre de les perdre.

Comme mentionné précédemment, les fax ne peuvent ni être compressés et ni gérer la plus petite quantité de données perdues - une réduction de 1%, ou deux secondes, peuvent entraîner la non-réception du fax. Il ne fonctionne pas non plus quand il y a une pause dans la séquence, ce qui peut causer un autre retard.

Si cela se produit, votre service pourrait interpréter tous ces problèmes séparément comme un problème plus important et, par conséquent, interrompre toute la transmission. Un autre problème qui affecte les transmissions sur la VoIP est celui des problèmes d’interopérabilité.

Tous les fax fonctionnant aujourd'hui utilisent différents protocoles, les principaux étant T.30, T.38 et G.711, et les vitesses de transmission V. 14 ou V. 34. La VoIP utilise généralement le protocole G. 729 pour compresser les appels et aider à économiser de la bande passante, ce qui, comme expliqué ci-dessus, ne peut pas être utilisé lorsqu'un fax est mis en ligne.

Vous pourriez être curieux de savoir comment fonctionne le fax alors qu'il y a autant de protocoles et de vitesses différents disponibles. Lorsque vous envoyez un fax via un réseau analogique, par ex. votre système téléphonique traditionnel, les deux machines distinctes ouvriront un dialogue l'une avec l'autre et décideront du type et de la vitesse de transmission qu'elles utiliseront.

Toutefois, lors de l'envoi d'une fax par VoIP, toute information manquante pourrait préjudiciable pour l'ordinateur du destinataire. Lorsqu'un fax est envoyé d'une machine utilisant un protocole particulier à une machine utilisant un autre type de protocole, il peut se produire des lacunes dans les sons analogiques. Ceci tient au fait que le système de la machine réceptrice essaie de déchiffrer l'autre protocole et de le convertir. Cette interprétation erronée entraîne des lacunes dans les informations et la synchronisation est perdue entre les deux ordinateurs.

À titre d'exemple, la VoIP utilise généralement une compression G. 729 et doit normalement être transférée vers G. 711 pour un transfert non compressé lors de l'envoi d'un fax. Quand il essai d'interpréter les deux différents protocoles, des pauses courtes peuvent se produire dans les tonalités du fax, ce qui risque d'entraîner une défaillance de la transmission. Plus le message est long, plus il est probable que la transmission échoue.

Toutefois, les développements se profilent à l'horizon. T.38 peut apporter la solution recherchée par les professionnels de l'informatique, mais ce jour n'est pas encore arrivé. Le tout récent protocole T.38 a été créé pour envoyer des fax sur IP, ce qui signifie que le fax ne doit pas être converti initialement en fichier audio.

Techniquement, deux machines ayant des protocoles T.38 distinctes sont capables de s'envoyer et de recevoir des fax par VoIP, cependant le protocole T.38 est généralement connecté entre deux passerelles, qui doivent être connectées de chaque côté pour fonctionner correctement. Malheureusement, de nombreux opérateurs n'ont jamais essayé le protocole, et à ce stade, beaucoup ne le feront jamais.

Même si votre opérateur de télécoms prend en charge le protocole T.38, un fax qui doit traverser des réseaux ne prenant pas en charge T.38 peut accuser des retards, entraînant ainsi une augmentation des coûts et une déconnexion. En fonction de l'âge et du modèle de votre machine, certains T.38 peuvent être incompatibles. Une communication défectueuse et retardée résulte normalement de ces incohérences techniques et de ces divergences, chose à laquelle aucune entreprise ne devrait affronter.

Envoi de fax par autoroute de l'information

Il est parfois difficile de comprendre tous les problèmes techniques et uniques créés l'envoi de fax par protocole Internet. Une façon de voir les choses est de considérer votre transmission de fax analogique standard comme un cortège présidentiel.

Le fax est l'un des outils de communication les plus directs et les plus dédiés disponibles qui offre un chemin direct de l'expéditeur au destinataire. Lorsqu'ils étaient envoyés via le réseau téléphonique traditionnel, les fax étaient envoyées sur un circuit fermé, non utilisé avec d'autres technologies.

Par analogie avec cortège, tous les autres trafics seraient bloqués et les routes secondaires fermées pour éviter que le cortège du président ne soit obstrué et à la même vitesse tout au long du trajet. De plus, l'ordre des voitures dans le cortège ne changerait pas car aucun retard inattendu ne se produirait.

Femmes professionnelles travaillant sur l'ordinateur de son bureau moderne

En termes simples, toutes les voies du cortège sont dégagées du début à la fin, donc aucun retard ne peut avoir lieu.

Tel était l'état du réseau de télécommunications sur lequel le fax était conçu pour fonctionner il y a environ 40 ans.

La VoIP et d'autres applications basées sur IP ont été créées et conçues pour des conditions de trafic difficiles, complexes et changeantes. Avec ces protocoles, les informations en temps réel et en temps différé sont envoyées et reçues frénétiquement sur différentes voies.

Certaines informations partageront même une voie pendant leur envoi, ce qui entraînera l’arrivée de certains paquets de données dans un ordre complètement différent. Les informations étant envoyées de manière si chaotique, certaines données seront inévitablement perdues, réacheminées ou même bloquées dans le trafic sur l’autoroute.

Lorsque de tels engorgements liés au trafic se produisent, les données peuvent facilement être perdues ou reçues dans un ordre complètement différent. Au cas où des retards ou des problèmes de réacheminement se produiraient, le destinataire devra reconstituer les informations et réorganiser les documents pour s’assurer qu’ils fassent sens.

Le fax fonctionne mieux lorsqu'il a accès à sa propre voie, sans encombrement ni obstruction. Toutefois, si des problèmes de ce type surviennent, le fax cessera tout simplement de fonctionner, perdra des informations ou sera confronté à des retards inacceptables.

Ayant pris connaissant de toutes les informations et problèmes techniques mentionnés ci-dessus, auxquels font face les professionnels de l'informatique lors de l'envoi de fax par VoIP, nous, chez eFax Corporate, expliquons toujours aux clients que, même s'ils peuvent techniquement envoyer des fax via VoIP, cela crée généralement plus de problèmes pour une entreprise qu'il n'en résout réellement.

Existe-t-il une solution ?

Même si vous êtes conscients de tous les problèmes que peut causer l'envoi de fax par VoIP, certaines entreprises peuvent toujours être tentées de transférer leur infrastructure de fax existante sur un réseau IP et espérer que tout ira bien.

C'est un fait bien connu que l'IP créera des gains d'efficacité tout en permettant à votre entreprise d'économiser de l'argent. Il centralise également vos technologies de communication, ce qui signifie moins de problèmes pour l’équipe informatique.

J'espère que nous avons produit suffisamment de preuves pour vous convaincre qu'en envoyant un fax sur un réseau IP, votre entreprise ne pourra pas profiter de la communication cohérente, de haute qualité et rationalisée qu'elle promet. Maintenant que c'est réglé, la question suivante est: « Comment puis-je obtenir un système de fax moderne, efficace et rentable ? ».

Vos quatre options d'envoi de fax :

1. Conservez votre fax et votre infrastructure traditionnels et continuez à les utiliser normalement. Cela signifie que vous continuerez à payer pour une ligne téléphonique distincte et dédiée.

Bien que cette option soit sûre, elle ne résout toujours pas les problèmes préexistants liés à une ancienne infrastructure de fax, tels que les coûts et la maintenance continue.

Le coût d'achat du papier pour vos fax et les coûts de réparation et de maintenance de ces anciennes machines sont souvent coûteux et fastidieux, ce qui fait que vos employés informatiques consacrent des heures précieuses à la résolution des problèmes techniques. L'équipement existant est connu pour ses inefficacités et ce problème ne disparaîtra pas de sitôt.

2. Si vous avez déjà pris la décision et l’engagement de passer à un réseau IP et que vous vous confrontez maintenant à des problèmes liés à l'envoi de fax, il est toujours possible de revenir aux lignes analogiques coûteuses. Ce serait un grand pas en arrière pour votre service informatique, ce qui augmenterait considérablement vos coûts de bureau.

En effet, en plus de payer pour que la VoIP soit installée, vous devez maintenant payer pour des lignes téléphoniques dédiées - ou un réseau complet de serveurs et de machines qui ont besoin de leurs propres numéros sur des lignes numériques T1.

3. La troisième option consiste à attendre que l’organisme de normalisation introduise un nouveau protocole qui permettrait de corriger les problèmes liés à l'envoi des fax via l'IP, tels que la perte d’informations et d’autres problèmes de délai et de fiabilité. Il convient de noter que G.711, T.37, T.38 et d'autres protocoles sont encore en activité des décennies après leur lancement. Il faudra donc peut-être un certain temps pour trouver une solution permanente et parfaite.

4. La solution finale la plus simple et la plus économique possible consiste à passer à un service de fax en mode cloud. Les fournisseurs de fax en mode cloud, comme eFax Corporate, offrent le service idéal pour l'envoi de fax via un réseau IP, sans avoir à ajouter une infrastructure technique supplémentaire.

Une fois inscrits à eFax, les utilisateurs pourront envoyer des fax par e-mail, une fois qu’ils connaîtront le numéro de fax du destinataire et ajouteront également le suffixe « @ efaxsendeu.eu », par ex. 475839237@efaxsendeu.eu. Une fois que vous avez ajouté l'adresse de votre destinataire dans le champ « à », vous pouvez télécharger le document que vous souhaitez envoyer sous forme de fax. Une fois téléchargé, entrez le corps du texte et cliquez sur « envoyer ». Une fois l'e-mail envoyé, eFax convertit intelligemment votre pièce jointe, indépendamment de la technologie réseau masquée.

Une fois converti, le message est transmis sur le réseau, comme une transmission de fax normale à sa destination. Votre problème de communication est résolu et les employés peuvent désormais facilement envoyer et recevoir des fax depuis leur application de messagerie.

Bien que le fax soit envoyé sous forme d'e-mail, le destinataire recevra toujours le document de manière traditionnelle, via son fax.

eFax Corporate: leader de l'industrie du fax en mode cloud

Si votre entreprise envoie régulièrement des documents confidentiels, eFax Corporate est l'un des meilleurs services disponibles si vous devez envoyer des informations en toute sécurité.

Notre service cloud est hautement sécurisé et repose sur un réseau mondial protégé, ce qui permet de mettre à niveau la sécurité et la conformité réglementaire de votre entreprise tout en permettant à votre service informatique d'externaliser son infrastructure vers un leader du fax en mode cloud.