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Menaces pour la sécurité de l'industrie immobilière | eFax Corporate  

19 septembre 2017 - par l'équipe d'eFax Corporate

L'industrie immobilière est particulièrement vulnérable aux failles de sécurité et au piratage. Si les bons protocoles de sécurité et procédés de communication protégées ne sont pas mis en place, les informations personnelles des clients d'un agent immobilier pourraient être piratées par du personnel non autorisé, intentionnellement ou non.

Les entreprises de l'industrie immobilière doivent s'assurer que leurs systèmes de communication respectent les réglementations de l'industrie, ainsi que les meilleures pratiques en matière de sécurité et de protection de la vie privée.

Si ce n'est pas le cas, les conséquences pourraient être les suivantes :

  • Mesures disciplinaires de redressement
  • Accords de résolution
  • Amendes
  • Sanctions pénales
  • Litige
Agent immobilier en pleine conversation avec un client

Fax communautaires : une menace à la sécurité

Avec les fax traditionnels, les informations confidentielles peuvent être divulguées ou compromises assez facilement. Dans la plupart des bureaux, les documents sont régulièrement laissés sur les machines, où ils peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains.

Les fax retardés sont souvent laissés sans surveillance sur le plateau du fax jusqu'à ce que quelqu'un vienne les récupérer. Les fax qui ont été jetés dans les bacs de recyclage peuvent être récupérés et volés lorsque tout le monde a le dos tourné. De plus, si un fax est envoyé par inadvertance au mauvais destinataire, il peut facilement se perdre et des informations confidentielles peuvent être révélées.

Imaginez le scénario suivant : un employé est sur le point d'utiliser le fax de l'entreprise, mais il remarque un rapport confidentiel imprimé contenant les données financières sensibles d'un client. Afin de faxer son document, il place le rapport confidentiel sur le côté, sur d'autres documents et feuilles, qui sont déplacés tout au long de la journée.

Ainsi, les documents confidentiels du client sont visibles par tous, ce qui met en péril la confidentialité de leur client. Dans les bureaux qui ne disposent que d'un fax, de telles violations de données surviennent très souvent, ce qui est inquiétant. Avec ses bacs papier entièrement exposés et ouverts, il est impossible de garantir la sécurité des données sensibles qui passent par un bureau tous les jours.

Avec ce type d'infrastructure en place, le personnel non autorisé peut avoir accès aux données privées et copier ou numériser facilement ces informations. L'industrie de l'immobilier a depuis longtemps reconnu cette faiblesse ; ainsi, elle a activement encouragé les entreprises de toutes tailles d'envisager le fax en mode cloud en tant qu'alternative au fax traditionnel.

Les entreprises qui ne se conforment pas à ces mesures de sécurité devront s'assurer que leurs processus de communication sont dignes du 21e siècle pour qu'elles ne paient pas d'amendes et de pénalités ou ne subissent pas de désastre en termes de relations publiques.

Voici ci-dessous les trois principaux avantages du fax en mode cloud en ce qui concernel'industrie de l'immobilier.

1. Modernisation

Les agents immobiliers s'occupent d'une large variété de données sensibles, telles que des rapports d'inspection, des vérifications de crédit, des factures, des références, des formulaires financiers, ainsi que des renseignements fiscaux. De ce fait, en cas de faille de sécurité, ils courent le risque de faire face à de graves conséquences. Il existe des règlements exigeant la protection de ces informations confidentielles. Avec l'expansion des réglementations portant sur la protection de la vie privée, les entreprises de l'industrie immobilière doivent s'adapter et se conformer, et ce, en adoptant une méthode d'envoi, de sauvegarde et d'organisation des données sensibles plus sûre. La non-conformité peut donner lieu à diverses sanctions, ainsi qu'à des poursuites judiciaires, comme des audiences de non-conformités et d'autres procédures correctionnelles.

De nombreuses entreprises de l'industrie immobilière remplacent leur infrastructure de fax analogique vieillissante par une solution de fax en mode cloud moderne... Mais qu'est-ce que cette technologie signifie pour votre entreprise ? Et comment peut-elle être intégrée harmonieusement dans l'infrastructure actuelle de votre entreprise ? Comme pour les e-mails professionnels, le fax en mode cloud est simplifié et facile à utiliser.

En fait, passer à eFax Corporate ne pouvait pas être plus simple : le processus d'installation ne nécessite que quelques minutes et il n'y a pas de matériel coûteux à acheter, louer ou installer.

2. Stimuler la réactivité de l'entreprise

Adopter une solution de fax en mode cloud offre de nombreux avantages aux entreprises de l'immobilier. Non seulement la sécurité et la confidentialité des données sont améliorées, mais la réactivité et la productivité du personnel peuvent également être grandement améliorées.

Qu'il s'agisse de contrats, de demandes de prêts ou de photos de propriétés haute définition, le fax en ligne signifie qu'une entreprise immobilière peut envoyer et recevoir des informations rapidement et en toute sécurisée de partout dans le monde. Fini les files d'attente, les bourrages de papier ou les tonalités d'occupation. Au contraire, l'agent immobilier peut utiliser un fax sans aucune difficulté et sans effort.

Avec eFax Corporate, les fax sont envoyés en toute sécurité par l'intermédiaire de comptes d'e-mail en tant que pièces jointes sous des formats de fichiers courants, tels que .tif, .pdf et .efx. En apprendre plus au sujet du fonctionnement du fax en mode cloud. Des informations confidentielles peuvent être envoyées en toute sécurité par l'intermédiaire d'un appareil connecté à Internet par e-mail.

Ceci est tout particulièrement pratique pour les agents immobiliers qui passent beaucoup de temps sur la route lorsqu'ils font des visites ou sont en réunion. Voyager avec des smartphones, des ordinateurs portables ou des tablettes signifie qu'ils peuvent facilement gérer leurs besoins en matière de fax et ainsi conclure des affaires plus rapidement et efficacement.

3. Réduire les coûts des fax pour les agents immobiliers

Passer à une solution de fax en mode cloud avec eFax Corporate permet de faire immédiatement des économies, car vous n'aurez plus besoin d'acheter de l'encre, du toner ou du papier pour l'imprimante. Au lieu de cela, vous pouvez enregistrer vos documents fax instantanément sur votre ordinateur.

De plus, une réduction de la consommation de papier améliore la sécurité des données, car il est moins probable que des informations confidentielles soient oubliées au bureau. Il a également été prouvé que le fax en mode cloud réduisait les coûts en termes de maintenance du matériel. De même, il permet de réduire le temps nécessaire pour les ressources informatiques. Le processus d'installation initial pour eFax Corporate est simple et, les contrôles administratifs étant gérés en ligne, le gaspillage de papier est réduit, et ce, avec un minimum d'intervention informatique.

Avec ce portail administratif d'arrière-plan, toute entreprise immobilière peut facilement ajouter de nouveaux numéros de fax ou créer de nouveaux profils administrateurs, selon leurs besoins. Comme c'est le cas pour les e-mails, la plupart des problèmes techniques peuvent être identifiés et corrigés au sein du système, et ce, sans avoir besoin d'avoir recours à une assistance informatique extérieure.

Si un problème technique survient et ne peut pas être facilement réglé, l'équipe d'assistance à la clientèle d'eFax Corporate est là pour vous aider.

Agent immobilier présente une nouvelle maison à des clients

Le future du fax de l'immobilier

De nos jours, le simple fax a été abandonné et appartient aux livres d'histoire et, même s'il a été bien utile par le passé en permettant à ses utilisateurs d'envoyer des données en toute sécurité, les agents immobiliers peuvent maintenant sécuriser leurs fax de manière durable.

En s'inscrivant à eFax Corporate, les entreprises de l'industrie immobilière bénéficient de l'avantage d'un chiffrement TLS avancé, qui permet de protéger vos données lorsqu'elles sont en cours d'envoi. De plus, le chiffrement AES de 256 bits garantit la sécurité de vos données lorsqu'elles sont stockées. La sauvegarde instantanée et le stockage de tous les fax à des fins d'audit constitue un niveau de sécurité supplémentaire.

Si la transmissions d'un document est remise en question, l'administrateur du compte eFax Corporate dispose de l'accès total à l'historique de fax de l'entreprise immobilière et pourra rapidement localiser et suivre tout fax reçu ou envoyé.

Résumé

Pour l'industrie de la propriété et les agents immobilier en particulier, le fax en mode cloud est la progression naturelle d'une infrastructure de communication d'entreprise, permettant d'effectuer des transactions commerciales confidentielles plus rapidement et de manière plus sûre qu'auparavant, et ce, en s'assurant que les communications sont conformes aux réglementations les plus récentes.

Comme c'est le cas pour d'autres industries, telles que celle de la santé et de la finance, les agents immobiliers sont responsables de l'entière protection des informations sensibles qu'ils ont entre les mains. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des amendes ou pire encore si des failles de sécurité venaient à être découvertes.

Avec le fax en mode cloud, les utilisateurs peuvent être certains de la conformité aux réglementations lorsqu'ils envoient ou reçoivent des fax. Il est de notoriété publique que l'industrie immobilière est tout particulièrement à risque lorsqu'il s'agit de failles de sécurité.

Les entreprises modernes ont besoin d'une solution moderne pour faire face aux défis auxquels elles sont confrontées. C'est ici qu'eFax Corporate entre en jeu. Une solution de fax sans papier basée sur le cloud permet à votre entreprise de contrôler les réglementations légales, de réduire les coûts et d'augmenter la productivité globale du personnel, aujourd'hui et demain.

Vous pouvez nous contactez pour en savoir plus sur le fax en ligne pour les agents immobiliers ou pour découvrir des solutions de fax que nous pouvons vous proposer.