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Un grand plongeon - 3 modèles de fax d'entreprise et leurs avantages et désavantages | eFax Corporate  

30 janvier 2018 - par l'équipe d'eFax Corporate

Par rapport aux nombreuses demandes faites aux informaticiens de nos jours, dépenser des capitaux, du temps et des ressources afin d'entretenir les serveurs de fax physiques et les infrastructures n'est pas une priorité de la plus haute importance. Mais la fonction de fax demeure un besoin dans le monde des affaires, car de nombreuses industries établies, comme les services juridiques, de soins, financiers et les usines, dépendent de la sécurité, de la fiabilité et de l'intégration de leur infrastructure fax.

Nombre de ces organisations font face à des questions cruciales :

  • Votre solution de serveur de fax permet-elle à l'entreprise d'atteindre le maximum d'efficacité et de rentabilité ?
  • Si les serveurs de fax sont en fin de vie, est-il logique de réinvestir dans la construction d'un système de remplacement ?
  • Existe-t-il de meilleures options qui sont aujourd'hui plus rentables ?

Les 3 modèles communs de fax d'entreprise

centraliser la gestion des fax

1. Le « cloud privé »

Lorsqu'il s'agit de fax en « cloud privé », l'infrastructure fax d'une entreprise est maintenue entièrement à l'intérieur de son pare-feu. Dans ce modèle, que l'entreprise maintienne un serveur de fax interne ou un serveur de fax s'exécutant sur une machine virtuelle, le groupe informatique est le principal responsable lorsqu'il s'agit de maintenir, d'obtenir des licences, de dépanner et de mettre à jour l'infrastructure fax de cette entreprise.

Avantages

  • Cette méthode donne à l'informatique un contrôle direct et centralisé sur l'infrastructure de fax à l'échelle de l'entreprise, une amélioration considérable par rapport à l'infrastructure décentralisée et plus difficile à gérer, construite uniquement sur la base de fax de bureau.
  • Les services informatiques pourraient être plus à l'aise, d'un point de vue sécuritaire, lorsque tous les fax s'exécutent par l'intermédiaire d'une plate-forme centralisée et contrôlée en interne au sein du réseau. Encore une fois, ceci représente une amélioration par rapport au fax non sécurisé, où des documents peuvent être égarés, visionnés ou ramassés par un employé qui n'est pas autorisé à les lire.
  • Un fax matériel sur place ou une infrastructure de cloud privé basée sur un logiciel nécessite un coût d'investissement initial considérable, qui peut être amorti sur de nombreuses années.

Désavantages

  • Par rapport à d'autres technologies, le prix du modèle de serveur sur place peut être prohibitif pour de nombreuses entreprises. En plus des milliers de livres sterling payables à l'avance pour chaque serveur de fax, l'infrastructure entraîne de nombreux coûts moins évidents ; par exemple, les cartes de fax pour les interfaces PSTN, ainsi que des coûts récurrents, tels que les licences de logiciels, les lignes de fax analogiques et les coûts en électricité pour maintenir les serveurs.
  • Pour éviter les dépenses inutiles sans mettre en péril les besoins essentiels, l'informatique doit prévoir avec précision le volume et les besoins en capacité à long terme dès le départ et sur une base continue, par exemple en surveillant les tendances d'utilisation et en sachant quand augmenter le nombre de serveurs ou mettre à jour vers les dernières versions logicielles des serveurs, ce qui, dans les deux cas, ne peut pas être mis en œuvre rapidement.

2. La solution de fax « cloud hybride »

En théorie, le modèle de cloud hybride pour le fax d'entreprise associe les meilleurs aspects possibles : permettre à l'informatique de maintenir le contrôle par l'intermédiaire de serveurs de fax sur place, mais aussi en utilisant un composant de « remblai », par exemple, pour un basculement, en cas de panne de votre infrastructure de fax sur place ou de pics de volume, entraînant des coupures ou des tonalités occupées. Il s'agit, par définition, d'un compromis d'un point de vue de l'économie et de la production.

Intégrer le fax dans vos systèmes ERP

Avantages

  • Le fax en mode cloud hybride permet à l'informatique de contrôler et de visualiser sur place ses fax à l'échelle de l'entreprise, avec des serveurs de fax sur place, tout en lui permettant de réaliser certains des avantages d'un service de fax par cloud, comme une plus grande redondance et une disponibilité plus importante du système que leurs serveurs de fax internes seuls peuvent fournir.
  • Tout comme le modèle de cloud privé (sur place uniquement), l'infrastructure de cloud hybride s'appuie également sur un matériel payant et existant de l'entreprise.

Désavantages

  • La principale faiblesse du modèle hybride est qu'il est possible qu'en l'utilisant, une entreprise doive payer le double pour une solution unique, le composant du cloud, que l'entreprise pourrait sous-traiter entièrement (avec un véritable modèle de fax en mode cloud). En d'autres termes, l'entreprise doit continuer à prendre en charge son serveur de fax sur place (vous souvenez-vous de tous ces coûts moins évidents, comme les contrats de maintenance, les lignes de fax dédiées, les cartes de fax, l'électricité des parcs de serveurs ?) pour un service qu'elle pourrait sous-traiter entièrement vers le cloud, et ce, à un coût beaucoup moins élevé.
  • La composante du serveur sur place de ce modèle peut augmenter les risques de non-conformité ou déstabiliser la sécurité des fax de l'entreprise, et ce, parce que les serveurs de fax peuvent contenir des informations protégées, exposant possiblement les vulnérabilités en matière de sécurité et de « chaîne de contrôle » s'ils ne sont pas sécurisés correctement.
  • Enfin, du point de vue de la performance et par rapport à l'approche « hybride », votre entreprise pourrait-elle bénéficier des mêmes caractéristiques de haute disponibilité, de redondance, d'évolutivité et de basculement de la part d'une solution entièrement hébergée ? Si c'est le cas, la sous-traitance pourrait-elle également soulager votre entreprise ou votre service informatique de son infrastructure de fax existante et de sa charge de maintenance afin qu'ils puissent se concentrer sur des projets informatiques générateurs de revenus ?
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3. La solution « fax en mode cloud »

Un modèle de fax en mode cloud est, sur le plan technologique, la solution de fax d'entreprise la plus avancée. Elle est entièrement hébergée hors site et ne nécessite qu'une adresse e-mail et une connexion Internet pour envoyer et recevoir des fax. Le modèle de fax en mode cloud peut fournir de nombreuses fonctions de contrôle et de personnalisation des solutions de fax à la fois « hybride » et « privée », telles que l'intégration dans des imprimantes multifonctions et l'intégration du flux de travail, comme les systèmes SAP ou Electronic Patient Records (dossiers électroniques des patients) avec des API flexibles et des Transport Layer Security (TLS) améliorés afin de protéger les données sensibles. De plus, avec le bon prestataire, le modèle de fax en mode coud peut fournir une capacité de mise à l'échelle rapide ; en d'autres termes, c'est un modèle à la demande.

Avantages

  • Le fax en mode cloud constitue une économie de coûts considérable par rapport au modèle de serveur sur place. Ceci libère des ressources informatiques afin de se concentrer sur des projets à RCI plus élevés. De même, il est alors possible pour votre organisation d'enlever du matériel de fax sur place et de se débarrasser des licences, des lignes téléphoniques et des coûts associés décrits précédemment.
  • Ce service étant basé sur le cloud, une entreprise peut augmenter sa fonction de fax très rapidement, à moindre coût et à tout moment. Il s'agit ici alors d'un modèle « à la demande », par opposition à un système basé sur un serveur où les choix s'organisent autour de deux possibilités : « achetez un autre serveur de fax dès maintenant » ou « n'achetez rien maintenant et prenez le risque de faire face à des problèmes de capacité qui auront des conséquences pour votre entreprise ».
  • Une solution de fax en mode cloud peut également améliorer la sécurité du fax. Les meilleures sociétés de fax en ligne protègent les fax en utilisant les méthodologies les plus sophistiquées, telles que le chiffrement TLS pour la transmission de fax sur Internet, et elles peuvent également disposer de Centres de données de niveau III et IV hautement sécurisés, les meilleures d'entre elles détenant les certifications SOC 2 ou SSAE 16 pour garantir la protection continue 24/7/365 des données client lors du stockage.

Désavantages

  • Il existe de nombreuses solutions pour les fournisseurs de fax en mode cloud. Choisir le mauvais partenaire peut compromettre la capacité à bénéficier de tous les avantages d'une solution de fax en mode cloud qui a motivé la décision de sous-traitance en premier lieu. Par exemple, une entreprise qui ne peut pas répondre aux besoins en fonction de fax, offrir un soutien 24/7, mettre à disposition des centres de données hautement sécurisés et des redondances d'infrastructures complètes, ou qui ne sait pas tout à fait comment faire en sorte que les fax d'une entreprise soient sécurisés et du bon côté des organismes de réglementation fédéraux.
  • Fondamentalement, une entreprise devrait s'attendre à recevoir une valeur égale ou supérieure lorsqu'elle confie un service de base à un fournisseur tiers. Ceci est tout particulièrement vrai lorsque l'on prend en compte les accords de prestation de service (SLA), la fiabilité, la sécurité, l'adaptabilité et l'intégration. Dans ce cas précis, vouloir faire des économies peut entraîner de sérieux risques à long terme.

La clé de votre succès, si la sous-traitance est le bon choix pour votre entreprise, est de poser les bonnes questions et de choisir le bon fournisseur de fax en mode cloud.

Nous avons aidé des centaines de grandes entreprises à passer de serveurs de fax à un modèle de fax en mode cloud. Contactez-nous au sujet de vos besoins dès aujourd'hui.