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Optimisez vos MFP avec le fax en mode cloud eFax  | eFax Corporate  

25 mai 2017 - par l'équipe eFax Corporate

Le fax reste indispensable à des millions d'entreprises, même dans un monde dominé par Internet. Tous les jours ou presque, les domaines de la santé, du juridique, de l'immobilier, des services financiers et de l'industrie manufacturière s'appuient sur le fax pour mener leurs opérations.

De plus, les MFP (imprimantes multifonctions) sont largement utilisées partout dans le pays. D'ailleurs, l'IDC, un institut de recherche a établi en 2014 que 17 millions de MFP étaient vendues chaque année.  C'est de bonne augure pour de nombreuses entreprises car les MFP sont l'alternative idéale au fax si vous avez besoin d'envoyer un fax papier, mais que votre entreprise est déjà passée au fax en mode cloud.

Chez eFax Corporate, nous répondons souvent à cette question : « Comment pouvons-nous envoyer un fax papier si nous utilisons le fax en mode cloud et avons supprimé les fax ? » La réponse est très simple : utilisez votre MFP.

Optimisez les flux et améliorez le RSI de vos MFP existants

MFP - imprimante multifonctions

Avec eFax Corporate, vous pourrez continuer à envoyer un fax direction « depuis la vitre » de votre imprimante multifonctions. La différence, c'est que vous transmettrez le fax par la fonction mail de votre MFP au lieu d'utiliser la ligne téléphonique. Notre service transforme les MFP de votre entreprise en systèmes cloud + fax afin de tranmettre vos fax par e-mail.

Autrement dit, vous aurez la possibilité de supprimer vos lignes de fax analogiques, tout en préservant la capacité d'envoyer et recevoir des fax papier avec votre compte eFax Corporate.

eFax Corporate propose une fonctionnalité MFP Fax Direct, qui permet de simplifier le travail des employés, améliorer leur productivité et éliminer un certain nombre de problèmes techniques liés au fax. Il vous suffit de placer un fax papier dans votre imprimante et d'utiliser le panneau de contrôle de celle-ci pour l'envoyer. eFax Corporate® convertit le fax en fichier électronique (format PDF, TIFF ou autre) et l'envoie au numéro de fax du destinataire sous la forme d'un fax classique.

eFax Corporate® enregistre toutes les informations associées à la transmission, vous envoie un e-mail d'accusé de réception et vous avez la possibilité de stocker en toute sécurité le fax numérique lui-même et le journal d'utilisation dans le cloud eFax Corporate® pour que votre entreprise ait un accès permanent ou en cas de procédure d'audit ou de conformité.

Et si vous vous demandez à quel point il est simple de supprimer vos fax, serveurs fax, lignes téléphoniques et tout l'arsenal informatique qui les accompagnent, voilà ce qui se passe lorsque vous utilisez eFax Corporate® avec votre MFP.

En résumé, vous passez d'un réseau informatique complexe de fax et de serveurs fax à un modèle de fax en mode cloud entièrement externalisé, où toute la gestion et la maintenance de votre infrastructure fax est prise en charge par une équipe de professionnels.

Vous pouvez facilement intégrer vos MFP au service de fax en mode cloud eFax Corporate® et éliminer vos fax traditionnels.

Cela crée un système unique intégré pour tous vos fax et envois de documents, tout en supprimant les contraintes associés à l'informatique, la maintenance, l'assistance, les fax, serveurs, lignes téléphoniques, autant d'éléments qui peuvent mettre en péril la vie d'une entreprise.

intégrer le fax en mode cloud aux MFP

Intégration ou migration vers le fax en mode cloud/fax avec un MFP

Une question commune de la part de nombreux responsables informatiques, techniques ou chefs d'entreprise : dans quelle mesure est-il facile de réaliser l'intégration ou la migration vers le fax en mode cloud à partir de ses MFP ? Regardons à quel point il est rapide et simple d'étendre les capacités de vos MFP en intégrant le fax en mode cloud. 

ÉTAPE 1 : Création d'un compte de fax cloud eFax Corporate.

ÉTAPE 2 : Assurez-vous que votre MFP est connecté à Internet ou prêt à fonctionner.

ÉTAPE 3 : Assurez-vous que votre MFP peut envoyer ou recevoir des e-mails, soit avec sa propre adresse e-mail dédiée, soit en utilisant une adresse externe.

C'est tout ! Une fois votre compte eFax Corporate® créé, vos équipes peuvent commencer à envoyer des fax papier depuis vos MFP.

Il est également important de signaler que le modèle de fax en mode cloud permet d'utiliser le fax depuis n'importe quel emplacement, à la seule condition d'avoir une connexion Internet et de créer un compte. La formation est très simple puisque les utilisateurs savent envoyer un e-mail : ils sont donc capables d'utiliser le fax avec eFax Corporate. Et s'ils ont besoin d'un envoyer un fax papier avec une signature manuscrite ou de signer un contrat nécessitant un fax papier, ils auront la possibilité de le faire avec un MFP.

Scénarios d'intégration du fax en mode cloud avec les MFP existants.

Regardons maintenant certains scénarios communs permettant d'intégrer le fax en mode cloud à la flotte de MFP de votre organisation. Ceci nous permettra de déterminer le scénario le plus approprié aux besoins et conditions de votre entreprise.

Premier scénario : un petit bureau.

Notre premier scénario est un petit bureau traditionnel. Il peut s'agir d'un cabinet juridique ou immobilier avec un MFP de bureau ou commercial standard, souvent partagé par l'ensemble du bureau. Dans la majorité des cas, le MFP a une adresse e-mail assignée par le fabricant, avec des e-mails routés via un service d'e-mails dans le cloud hébergé par le fournisseur. En général, les messages envoyés à l'adresse e-mail du MFP seront imprimés automatiquement.

 

Pour procéder à l'intégration, ajoutez simplement l'adresse e-mail du MFP comme adresse d'envoi et de réception sur l'un des comptes utilisateur eFax du bureau. Une fois ajoutés au compte, les fax envoyés au numéro de fax de l'utilisateur seront envoyés par e-mail à l'imprimante et automatiquement imprimés. Lors de l'envoi, utilisez la fonction « scanner pour envoi par e-mail » afin de créer un message e-mail, puis adressez l'e-mail sortant de manière classique avec l'adresse eFax : faxnumber@efaxsendeu.eu.

C'est simple à installer, facile à utiliser et quasiment sans aucune contrainte technique puisque vous exploitez un compte qui existe déjà. Gardez cependant à l'esprit qu'en étant associé à un compte, vous perdez le rapport individuel des transactions et disposez donc d'un minimum de rapports en termes d'audit. Utiliser le serveur e-mail d'un fournisseur limite vos options de sécurité et le chiffrement TLS peut ne pas être pris en charge.

Second scénario : grand bureau ou entreprise

Le second scénario prévoit l'utilisation d'un plus grand MFP, un parmi de nombreux autres dans un grand bureau ou dans une entreprise. Ces appareils sont souvent intégrés plus étroitement au niveau du réseau de l'organisation. Dans la majorité des cas, ces MFP auront une adresse e-mail dédiée par l'administrateur réseau et s'appuieront sur l'infrastructure mail de l'organisation. L'appareil peut aussi avoir accès aux parties du réseau stockant les fichiers. Les messages envoyés *à* l'adresse e-mail du MFP peuvent être automatiquement imprimés ou écrits dans un registre de stockage. Le MFP n'est pas configuré pour requérir une authentification de l'utilisateur individuel. Chaque personne peut scanner, copier ou imprimer.

Pour procéder à l'intégration, créez un compte utilisateur eFax pour l'appareil en utilisant son adresse e-mail pour envoi et réception. Les fax envoyés au numéro de fax du MFP seront envoyés par e-mail à l'imprimante pour impression automatique ou stockage vers un SAN, par exemple. Lors de l'envoi, utilisez la fonction « scanner pour envoi par e-mail » sur le MFP, puis adressez l'e-mail sortant normalement comme lors de l'utilisation d'eFax: 
faxnumber@efaxsendeu.eu.

Cette configuration est simple en termes d'installation et de maintenance et permet à tout employé d'envoyer un fax sans compte eFax. Vous pouvez assigner une page de garde personnalisée à chaque compte imprimante. Et en utilisant votre serveur e-mail, vous pouvez intégrer des protocoles de sécurité plus stricts comme le chiffrement TLS. 

Cependant, comme la solution de bureau, cette configuration ne propose pas d'accusé de réception aux envois individuels, ni de rapport global ou de suivi de l'utilisation.

Troisième scénario : MFP associé à un répertoire actif ou un serveur LDAP

Pour ce troisième scénario, le MFP est encore plus étroitement associé au réseau de l'organisation. En plus d'une adresse e-mail sur le serveur mail de l'organisation, le MFP sera également associé au Répertoire actif ou au serveur LDAP pour authentification de l'utilisateur. Le MFP est alors configuré pour demander une authentification utilisateur individuelle. Les utilisateurs du bureau doivent se connecter à l'appareil avant de scanner, copier ou imprimer.

Pour procéder à l'intégration, créez un compte utilisateur eFax pour chaque personne du bureau utilisant les services eFax. Les fax envoyés vers les numéros de fax des utilisateurs seront envoyés pour visualisation à chaque utilisateur par e-mail. 

Lors de l'envoi, les utilisateurs se connectent au MFP et utilisent la fonction « scanner pour envoi par e-mail » sur le MFP, puis adressent un e-mail en utilisant eFax : faxnumber@efaxsendeu.eu. Contrairement aux autres scénarios, les e-mails apparaissent comme étant émis par l'utilisateur, pas par l'imprimante et sont donc associés à chaque compte eFax individuel.

Comme les utilisateurs individuels sont identifiés, ce scénario permet davantage de reporting et de suivi et garantit un accès parfait en cas d'audit. Chaque utilisateur reçoit son propre accusé de réception et peut avoir une page de garde personnalisée. 

Les bénéfices du reporting se font au détriment des contraintes administratives. Pour que cette configuration fonctionne, chaque utilisateur de l'organisation doit avoir un compte correctement configuré.

Quatrième scénario : suivi détaillé d'utilisation et accusés de réception

Notre dernier scénario est conçu pour les organisation qui veulent permettre à tous les utilisateurs d'envoyer un fax avec un suivi détaillé et des accusés de réception, mais sans imposer un compte eFax à tous les utilisateurs (p. Ex. AD ou LDAP). 

Pour cette configuration, créez un compte eFax pour chaque MFP de l'organisation, en utilisant l'adresse e-mail de l'appareil. Pour envoyer un fax, utilisez la fonction « scanner pour envoi par e-mail », mais au lieu de l'adresse standard, faxnumber@efaxsendeu.eu, vos utilisateurs incluront des paramètres supplémentaires dans l'adresse du destinataire. Ces paramètres permettent aux utilisateurs se préciser leur PROPRE adresse e-mail pour l'accusé de réception (ils peuvent saisir leur propre adresse e-mail), sélectionner une page de garde personnalisée ou fournir un objet client ou un code de facturation par service. 

C'est un avantage pour les employés qui envoient beaucoup de fax car de nombreux MFP permettent des touches programmables ou pour programmer ce SMTP en mémoire en tant qu'adresse mémorisée.

Ainsi, après l'envoi du fax, l'accusé de réception est envoyé par mail à l'expéditeur, et l'adresse mail et le code facturation sont stockés dans le journal d'utilisation, permettant un reporting granulaire, un suivi et un accès renforcé pour les audits. Avec cette fonction, nous avons réduit les contraintes administratives tout en offrant à chaque utilisateur de l'organisation une solution d'envoi de fax personnalisable. 
La puissance du fax en mode cloud depuis votre MFP

Gardez à l'esprit qu'en plus des économies faites sur l'achat de machines fax, il existe d'autres avantages si vous intégrez des imprimantes multifonctions avec eFax Corporate :

  •  Passer à un modèle de fax en mode cloud avec eFax Corporate élimine l'infrastructure de fax ancienne qui peut étouffer votre activité et votre équipe informatique. Vous profiterez aussi des avantages de l'intégration du fax MFP qui peut fluidifier un processus d'activité inefficace en envoyant des fax papier.
  •  Vous aurez également l'air d'un(e) pro de l'informatique car l'envoi d'un fax avec eFax est aussi simple que l'envoi d'un e-mail. De plus, votre personnel peut profiter de la simplicité et de l'efficacité de l'envoi depuis un appareil connecté à Internet et ne sera plus dépendant des fax physiques.

Si vous avez des questions à propos des services de fax en mode cloud, veuillez visiter notre page Web dédiée au fax via MFP et contactez-nous pour une démo à travers laquelle nous vous montrerons comment cela fonctionne.
En savoir plus sur les raisons de choisir eFax Corporate.