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Comment fonctionne le fax en mode cloud | eFax Corporate  

29 juin 2017 - par l'équipe eFax Corporate

Pour de nombreuses entreprises, les services de fax en mode cloud sont un concept assez vague. Des termes comme le « fax internet », le « fax par e-mail », le « fax en ligne » ou encore le « cloud » reviennent fréquemment sur Internet, mais ce qui échappe à de nombreuses entreprises, ou ce qu'elles ne comprennent pas parfaitement, ce sont tous les arguments techniques qui font du recours au fax en ligne une approche si intéressante.

Dans l'emploi du terme dans son sens le plus général, le fax en mode cloud permet aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des documents par le biais d'un programme ou d'un portail Web de messagerie électronique, sans devoir recourir à du matériel informatique ou des logiciels matériellement présents sur le site de l'entreprise. Étant donné que les e-mails sont à l'heure actuelle l'un des outils les plus communément utilisés dans les bureaux du monde entier, en faisant basculer ses opérations vers des services de fax en mode cloud, une entreprise peut intégrer de manière fluide le fax Internet en ligne au canal de communication existant par e-mail.

Bien que les e-mails soient sans aucun doute l'approche la plus populaire, ils n'en sont pas moins qu'une option parmi bien d'autres auxquelles peut recourir une entreprise pour moderniser son infrastructure de télécopie classique, et à terme se débarrasser complètement de machines physiques encombrantes et de serveurs de télécopie coûteux et peu conviviaux pour passer à un modèle de fax en mode cloud.

Fax en mode cloud

Avec le fax en mode cloud, votre entreprise peut profiter d'un large éventail d'options flexibles qui peuvent faire de la télécopie votre outil de communication principal. Au-delà des avantages évidents en termes de communication, le fax en mode cloud s'accompagne d'un grand nombre d'autres avantages, comme l'augmentation de la productivité et la réduction des coûts informatiques. En faisant passer en ligne votre service de fax, vous pourrez dire adieu aux heures passées et aux frais dépensés à entretenir des machines, et réduire en un instant votre consommation de papier et vos factures de fournitures de bureau.

Dans cet article, nous allons vous expliquer précisément comment fonctionne dans la pratique la télécopie en mode cloud, en nous attachant tout particulièrement à la façon dont cette approche peut être intégrée aux communications par e-mail existantes de votre entreprise, puis nous développerons plusieurs des avantages que la technologie cloud offre aux entreprises pour homogénéiser et améliorer leurs systèmes de communication existants.

Explication du fax en mode cloud : faxer par e-mail

Lorsque vous vous abonnez au service, eFax Corporate va affecter à votre entreprise un ou plusieurs numéros de fax virtuel, selon la taille et l'emplacement géographique de votre entreprise et les exigences particulières qui caractérisent votre modèle économique.

Les petites et moyennes entreprises ont généralement besoin d'un ou plusieurs numéros eFax qui peuvent être partagés entre plusieurs employés. Certaines entreprises vont avoir besoin d'un nombre plus important de numéros eFax, qu'elles utiliseront pour les différents services ou les différents bureaux de l'entreprise. D'autres entreprises vont vouloir que chacun de leurs employés aient leur propre numéro, afin que chacun dans l'entreprise soit pleinement autonome et responsable de ses actions.

Avec eFax Corporate, votre entreprise va être en mesure de définir autant de numéros de fax individuels qu'elle en a besoin, tout en continuant de profiter de la flexibilité nécessaire pour augmenter ou réduire la taille de ses opérations à tout moment.

eFax Corporate propose un large éventail de types de numéros de fax différents, pour répondre aux besoins d'entreprises diverses. Parmi les options proposées, on peut citer les numéros de téléphone locaux standard et les numéros verts (gratuits). Dans la plupart des cas, la portabilité de vos numéros de fax actuels vers eFax Corporate est assurée, et vous n'avez donc pas besoin de changer vos numéros de fax déjà établis.

Dès lors que votre entreprise s'est vu affecter ses numéros eFax spécifiques, ces derniers peuvent être utilisés immédiatement pour envoyer et recevoir des fax par voie électronique, sans besoin de recourir à un appareil de télécopie classique ou à un serveur de fax. (Voir l'article associé à ce sujet : L'heure de la retraite a-t-elle sonné pour votre serveur de fax ?).

À l'aide d'un exemple hypothétique, nous allons vous donner un aperçu de la façon dont fonctionne la technologie cloud avancée proposée par eFax Corporate. Nous allons également vous expliquer la façon dont les équipes informatiques peuvent donner rapidement aux employés le moyen d'envoyer des fax par le biais du système de messagerie électronique de l'entreprise.

Veuillez noter cependant que cet exemple ne fait que représenter l'un des nombreux scénarios possibles. Les autres options possibles sont l'envoi et la réception de fax par l'intermédiaire d'un portail Web fax, d'un portail chiffré sécurisé ou encore d'API adaptées aux applications caractérisées par un volume élevé.

Utiliser la technologie de fax en mode cloud

Une fois vos numéros de fax numériques pleinement configurés et attribués aux comptes utilisateur, vous utiliserez l'adresse e-mail suivante pour envoyer des fax. Le format eFax Corporate standard suit généralement le format ci-dessous. Par exemple, vous allez taper le numéro de fax du destinataire et le faire suivre par « @efaxsendeu.eu ».

Pour envoyer votre premier fax Internet, tout ce que vous avez à faire, c'est ouvrir un nouveau message dans votre messagerie électronique professionnelle, et dans la barre « À » entrer l'adresse souhaitée, qui doit ressembler à une adresse comme ceci : 12345678910@efaxsendeu.eu .

Les étapes qui suivent vont varier d'un utilisateur à un autre, mais au minimum vous allez devoir créer une page de garde. Vous pouvez charger votre page de garde en tapant tout simplement un message dans le corps de l'e-mail ou en chargeant un fichier ou un modèle personnalisé que vous aurez créé préalablement à cette fin.

comment fonctionne le fax internet

L'étape suivante consiste à joindre les documents de votre choix (la plupart des formats sont normalement compatibles) en les sélectionnant depuis votre disque dur, le cloud ou une clé USB, et en les joignant comme vous le feriez pour un e-mail classique.

Une fois l'e-mail et ses pièces jointes envoyés, eFax Corporate va recevoir votre message et toutes les pièces jointes associées, les convertir instantanément en une image fax standard et les transmettre par l'intermédiaire du réseau de télécommunications au fax du destinataire que vous avez choisi.

Une fois le message bien reçu intégralement par le fax du destinataire, eFax Corporate va vous envoyer un reçu de confirmation pour accuser la réception. Cet avis va ensuite être sauvegardé automatiquement dans votre compte et il sera ensuite accessible à tout moment en se connectant au portail de l'administrateur de votre entreprise. Ce système est idéal pour les bureaux ou les entreprises qui ont besoin d'un accès facile et efficace à des reçus et des confirmations dans le cadre des audits, ainsi que pour leur tenue de dossiers plus généralement.

En ce qui concerne la réception des fax entrants, eFax Corporate va effectuer un processus similaire, mais dans l'autre sens cette fois. Un expéditeur entre votre numéro eFax dans son fax, insère le document et appuie sur le bouton « Envoyer ».

L'image fax va être livrée en premier lieu à eFax Corporate qui va la convertir en un fichier au format PDF ou TIFF (image) selon ce que vous aurez choisi, et elle sera envoyée immédiatement après à l'adresse e-mail associée au numéro eFax composé.

Regardez cette courte vidéo pour en savoir plus sur la réception de fax.

Explication du fax en mode cloud : faxer par un portail en ligne

L'offre de fax en mode cloud de Fax Corporate comprend un portail en ligne qui permet aux utilisateurs de consulter, d'envoyer, de recevoir, d'afficher et de faire suivre leurs documents faxés. Il existe également un moyen de consulter et de récupérer facilement tous les fax archivés.

Ce qui est particulièrement intéressant avec le portail de fax en ligne eFax Corporate, c'est que dans le cas où les employés de votre entreprise ne parviennent pas à accéder à leur compte de messagerie électronique professionnelle, ils restent capables d'envoyer et de recevoir des fax professionnels par le biais de leur compte de fax cloud. En se servant d'un accès haut débit, les utilisateurs peuvent se connecter à leur compte eFax Corporate à tout moment et de n'importe où, même lorsqu'ils sont en déplacement, ce qui signifie que votre entreprise n'a pas à ralentir son activité tout simplement parce que certains employés ne sont pas à leur bureau.

À ce stade, il est important de faire remarquer que bien que vous alliez utiliser des e-mails ou un portail Web pour envoyer et recevoir vos fax, pour le monde extérieur tout va donner l'impression que vous utilisez un appareil de télécopie analogique classique. Vos concurrents et vos associés continueront de penser que votre entreprise recourt à des méthodes de télécopie conventionnelles, et non pas à une technologie efficace et ultra-moderne en cloud.

Si vous avez des questions sur nos services de fax en mode cloud, n'hésitez pas à joindre un conseiller eFax Corporate dès aujourd'hui.

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