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5 manières d'intégrer le fax en mode Cloud dans le flux de communication de votre entreprise | eFax Corporate  

Juillet 12, 2017 - par eFax Corporate Team

Après la lecture de notre article de blog le plus récent, "Comment fonctionne le fax en mode Cloud", vous devez avoir une bonne compréhension non seulement de la manière dont le fax en mode Cloud peut être utile à votre entreprise, mais aussi de la logique technique sous-jacente. eFax Corporate propose aux entreprises une large gamme de solutions de fax souples et des composants qui auront un impact positif sur les processus généraux de communication de votre entreprise.

Pour l'instant, concentrons-nous sur les types de solutions pratiques qu'eFax Corporate peut proposer à votre entreprise et la façon dont vous et vos employés pouvez intégrer de manière fluide le fax en mode Cloud à votre flux de travail quotidien, en plus d'envoyer et de recevoir des fax par l'intermédiaire des comptes e-mail de votre bureau.

1. Des fax sécurisés

Internet et la sécurité des données sont fondamentaux dans le paysage en ligne d'aujourd'hui et doivent être des prérequis lorsqu'on traite des processus généraux de communication de votre entreprise.

Cloud de connectivité mondiale par smartphone

eFax Corporate offre à ce niveau de nombreuses couches ajoutées de sécurité et de protection. Par exemple, avec eFax Secure, les fax que vous recevez, au lieu d'être envoyés directement à la boîte de réception de votre messagerie e-mail, sont retenus sur un site Web séparé, sécurisé et totalement crypté nécessitant un mot de passe d'accès. Dans ce scénario, seuls le destinataire prévu et l'administrateur système désigné ont accès à ce site sécurisé.

eFax Corporate et eFax Secure proposent aussi une fonctionnalité connue sous le terme de Transport Layer Security (TLS) version 1.2 afin de crypter les fax lorsqu'ils sont "en mouvement", c'est à dire lorsqu'ils sont transmis ou reçus par connexion Internet. Le chiffrement empêche que les fax soient lus par quiconque autre que le destinataire prévu possédant la seule "clé" pouvant déverrouiller le document et le rendre à nouveau compréhensible. Grâce à la puissance de son chiffrage, TLS 1.2 est le standard de sécurité recommandé pour la conformité aux réglementations gouvernementales protégeant la confidentialité des communications de données.

2. Faxer en mode Cloud depuis des imprimantes multifonctions (MFP)

Les imprimantes multifonctions (MFP) figurent de nos jours parmi les outils les plus immédiatement identifiables dans les bureaux. Proposant des services d'impression, de scan et de fax rassemblés en une seule machine, elles sont devenues un outil indispensable pour de nombreux bureaux du monde entier.

Heureusement, transférer votre réseau de communications commerciales vers le système de fax en mode Cloud ne signifie pas que vous devez mettre à la casse votre MFP. Au contraire, de nombreux services basés sur le Cloud offrent l'option d'intégrer totalement votre imprimante multifonctions aux services de fax basés sur le Cloud.

Un parfait exemple de la manière dont les deux peuvent être intégrés avec succès est illustré lorsqu'un employé doit envoyer un fax ayant une signature unique. Il s'agit d'une formalité couramment demandée pour certains contrats de services. Dans de tels cas, la signature est nécessaire pour des besoins d'autorisation.

Lorsque cela se produit, les documents peuvent être placés sur votre MFP, puis vous pouvez simplement envoyer le fax de la même manière que vous le feriez avec un message e-mail normal depuis la machine. Le service peut être configuré pour que les fax de réponse aillent automatiquement dans votre boîte de réception e-mail et non sur la MFP, à moins bien entendu que vous ne le souhaitiez.

En outre, comme les fax de votre entreprise sont envoyés via un compte de fax basé sur le Cloud, un enregistrement détaillé de votre historique de fax sera automatiquement conservé, ce qui veut dire que l'utilisation de vos fax peut facilement être audité pour des besoins juridiques et de conformité.

Sans un service de fax sur le Cloud, les MFP doivent être connectées aux lignes téléphoniques afin d'envoyer des fax, ce qui peut ajouter des coûts importants aux investissements généraux du système de communication. Une location de ligne peut coûter à votre entreprise jusqu'à 50 € ou plus par mois. Il est aussi très probable que votre entreprise ait à louer des lignes séparées pour chaque machine, provoquant une accumulation exponentielle des factures.

Avec un service de fax en mode Cloud, le besoin d'une ligne de fax dédiée est éliminé à cause du fait que votre MFP sera activée sur Internet et capable de se connecter au Cloud via le réseau local de votre entreprise.

En termes très pratiques, cela signifie que non seulement votre entreprise économisera beaucoup d'argent en déconnectant les lignes de fax analogues nécessaires pour chaque machine, mais votre entreprise peut aussi redéfinir et augmenter la valeur de l'équipement de bureau câblé existant.

3. Intégrez votre GRC grâce au fax en mode Cloud

Afin de faire passer la productivité du personnel de votre entreprise au niveau supérieur, vous devez envisager d'intégrer et intégrer vos applications de Gestion de la relation client (GRC), telles que la force de vente par exemple, avec votre compte eFax Corporate. Il s'agit d'une manière inventive de rationaliser les communications de fax de votre entreprise et de donner un coup de fouet à la productivité générale du personnel.

Bien que ce type d'intégration puisse sembler comme une tâche complexe et chronophage, il est en fait plutôt simple de l'organiser, et avec un prestataire de fax en mode Cloud, tel qu'eFax Corporate, elle est facilement réalisable. Une interface d'application de programme (API) vous sera fournie, pouvant être facilement intégrée à tout système de GRC, PGI (progiciel de gestion intégrée) ou à une multitude d'applications d'entreprise. En outre, les API peuvent fonctionner avec tout type de langage de codage, comme par exemple le C++, Java, .NET, Python, etc.

Pour les entreprises dont les employés doivent créer des documents sur des outils de GRC ou ont des Dossiers électroniques de santé (EHR) devant être envoyés par fax (tels que des professionnels de la santé), ce processus constitue une excellente manière d'économiser énormément de temps et d'augmenter les efficacités.

Grâce à une capacité de faxe en mode Cloud intégrée à votre Salesforce ou à un autre logiciel, le personnel de votre entreprise pourra faxer les documents nécessaires tout en utilisant l'application. Ceci supprime une étape dans le processus général en éliminant le besoin d'avoir à imprimer ou numériser le document suivi en le faxant.

Comme votre API de fax est reliée à votre compte individuel, le compte de fax Cloud de votre entreprise, ainsi que l'ensemble de son activité, est enregistré en toute sécurité et directement disponible pour être utilisé dans vos rapports d'utilisation. Ce service supplémentaire permet à votre équipe informatique de mieux suivre les activités générales de fax de l'entreprise, tout en conservant les enregistrements de manière efficace et responsable.

4. Intégrez le fax par Internet aux applications SAP

Votre entreprise travaille-t-elle avec un système de Gestion de ressources d'entreprise (GRE), basé sur le logiciel de SAP (System Applications Product) ? Si c'est le cas, ce qui suit représente une manière d'accroître la valeur générale de vos services de fax par Internet et d'améliorer le flux de travail quotidien de vos employés.

En tant que partenaire SAP totalement homologué, eFax Corporate peut totalement optimiser vos communications d'entreprise en intégrant directement les fax depuis le paramètre SAP que les membres de votre personnel interne utilisent de manière quotidienne.

La solution d'entreprise innovante d'eFax Corporate, le SAP Fax Connector 2.0, fera suivre vos fax sous forme de messages (e-mail) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) circulant instantanément et en toute sécurité sur Internet vers eFax Corporate, où vos messages sont convertis au format image fax pour être distribués à vos destinataires de fax prévus. Les e-mails de notification d'état de distribution (DSN) sont retournés depuis eFax vers l'origine du message fax dans SAP, où ils sont dirigés vers le module adéquat et où les journaux d'utilisateur sont mis à jour en accord.

Tout comme intégrer vos protocoles de fax à votre imprimante multifonctions (MFP), combiner votre logiciel SAP à votre fournisseur de fax en mode Cloud signifie que vous pouvez immédiatement améliorer l'efficacité générale de votre personnel.

En supprimant de nombreuses étapes souvent inutiles du processus de fax, vos employés peuvent créer et envoyer tout document important qu'ils créent au sein de leurs séances SAP.

solution de fax en mode Cloud

5. Faxer en mode Cloud depuis des appareils mobiles

En termes d'environnement commercial moderne d'aujourd'hui, le télétravail des employés n'a jamais été plus proéminent et il est devenu un aspect vital de la croissance de nombreuses entreprises émergentes. Les employés ayant à travailler avec des bureaux ou clients internationaux doivent souvent travailler sur différents fuseaux horaires et être disponibles pour travailler en déplacement lorsque le besoin s'en fait sentir, souvent à court préavis.

Dans le cas des entreprises où les employés sont largement dispersés sur différents fuseaux horaires, effectuant fréquemment leurs activités en déplacement ou qui travaillent simplement à distance depuis chez eux, une autre méthode communication, plus fiable et sécurisée, est nécessaire. Surtout, cette méthode de communication doit fonctionner de manière fluide via une application mobile telle qu'une tablette ou un smartphone.

Nous sommes à présent plus que jamais tributaires de nos mobiles, et grâce à l'appli mobile souple d'eFax Corporate, faxer en se déplaçant n'a jamais été aussi simple ou efficace. L'appli d'eFax Corporate distille les fonctions essentielles de votre service de fax en mode Cloud dans une interface intuitive, pratique et sécurisée. L'application permet à votre entreprise d'envoyer, de recevoir et de transmettre immédiatement tout fax et depuis le confort de votre smartphone ou tablette. Vous pouvez même prendre la photo d'un document, y ajouter une signature et l'envoyer en tant que fax, directement depuis votre mobile.


Cela signifie qu'il n'y a pas besoin de courir chercher une 3e partie ou une source externe proposant un service de fax. On peut faxer à tout moment et virtuellement de tout endroit, du moment qu'une connexion Internet est disponible localement.

Cette excellente souplesse n'est que l'une des nombreuses raisons pour lesquelles faxer en mode Cloud doit être considéré comme une priorité pour votre entreprise. Ce n'est peut-être pas une coïncidence que le fax en mode Clou se trouve être l'une des méthodes de communication favorites parmi la majorité des corporations figurant sur Fortune 500.

Pionnière au sein du secteur du fax depuis plus de 20 ans, eFax Corporate propose une excellente gamme d'outils utiles, d'assistance et de services. eFax Corporate permettra à votre entreprise d'envoyer et de recevoir ses fax en utilisant toutes les méthodes et technologies susnommées, garantissant que notre service est extrêmement bénéfique pour les objectifs commerciaux de votre entreprise.

Si vous avez des questions concernant nos services de fax en mode Cloud, merci de contacter dès aujourd'hui un conseiller eFax Corporate.

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