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Le fax en mode cloud dans le secteur des transports | eFax Corporate  

26 septembre 2017 - par l'équipe d'eFax Corporate

Votre télécopieur traditionnel entrave-t-il l'essor de votre compagnie de transport ?

Activité économique mobile par définition, le secteur du transport est depuis longtemps pionnier en matière de technologies mobiles. Mais ironiquement, les entreprises de transport doivent régulièrement recourir à une forme de technologie pas vraiment réputée pour sa mobilité : le fax.

Si votre entreprise de transport se trouve dans la même situation que la plupart des entreprises de logistique, vos clients ont très souvent besoin de vous envoyer ou de recevoir des documents importants par fax.

Parmi ces documents, on retrouve :

  • Des bons de commande
  • Des connaissements
  • Des confirmations
  • Des documents d'expédition
  • Des factures
  • Des preuves de livraison
  • Des accusés
Chauffeur-livreur assis dans une camionnette et utilisant une tablette numérique

Cette méthode classique de communication papier est aujourd'hui obsolète pour le marché dynamique actuel, avec des pertes tangibles sur les résultats financiers lorsque les procédés sont ralentis.

Si l'on s'intéresse à la rentabilité et à l'efficacité à long terme de votre entreprise, voici quelques-uns des éléments liés à l'utilisation d'un fax classique qui peuvent constituer un frein à votre croissance.

3 freins à la croissance de votre entreprise associés au fax papier

1. S'arrêter à mi-chemin pour envoyer des fax

Les petites entreprises de transport routier constatent souvent qu'après avoir effectué une livraison, elles sont dans l'incapacité de décrocher un chargement pour leur trajet de retour. Plutôt que de revenir les mains vides, elles vont souvent perdre un temps précieux à tenter de récupérer de la marchandise qui doit être transportée à la même destination que le véhicule qui a servi au transport.

D'autres entreprises peuvent réussir à placer des chargements disponibles sur les plateaux de chargement, mais ne vont pouvoir accepter des offres de la part de compagnies de transport que par le biais de fax. Ceci nécessite souvent de la part des conducteurs qu'ils perdent du temps à localiser un fax en état de marche afin de pouvoir envoyer toute la paperasserie nécessaire. Comme l'activité de transport est un secteur caractérisé par des échéances très strictes et des contraintes de temps importantes, cette étape supplémentaire est un fardeau superflu.

2. Les fax manqués conduisent à la perte d'opportunités commerciales

Être dépendant des services de télécopie classiques, c'est être confronté très souvent à des messages manqués, tout particulièrement lorsque l'on est sur la route et que l'on n'a pas accès facilement à un fax. Néanmoins, il est aussi possible de manquer des fax sans avoir besoin d'être parti bien loin.

Le bureau d'une entreprise de transport est un environnement où il y a beaucoup à faire, et lorsqu'il faut coordonner des centaines de livraisons, il est inévitable que des erreurs se produisent, notamment lorsqu'on doit s'appuyer sur du matériel conventionnel comme des appareils de télécopie. Il est facile de rater des demandes, des documents importants ou encore des commandes urgentes lorsqu'ils sont envoyés par fax.

Sauf dans les cas où le bureau de l'entreprise de transport est doté de personnel 24 h/24 et que l'équipe en charge contrôle à tout moment l'arrivée éventuelle de fax entrants, il y a de bonnes chances que des opportunités commerciales soient ratées. Le risque, c'est que des clients potentiels puissent décider de faire affaire à la première entreprise de transport qui leur répond.

3. Des investissements inutiles consacrés à une infrastructure de télécopie sous-utilisée

Le personnel informatique des grandes entreprises de transport passent généralement beaucoup trop de temps à gérer des problèmes de fax signalés par les employés, à effectuer des tâches de maintenance sur les serveurs de télécopie, à effectuer des mises à niveau ou d'autres tâches encore liées à l'infrastructure. Cette charge de travail superflue les empêche souvent de se concentrer sur les problèmes informatiques plus importants.

Les infrastructures types peuvent prendre la forme de plusieurs appareils de télécopie, imprimantes multifonction (MFP) ou serveurs de télécopie sur chaque site de l'entreprise. En outre, l'entreprise de transport va devoir également prendre en compte l'utilisation de lignes téléphoniques dédiées. Enfin, les modernisations et les remplacements de votre infrastructure de télécopie peuvent s'avérer des propositions coûteuses. Si ce scénario vous parle, jetez donc un œil aux dépenses actuelles que votre entreprise consacre à son infrastructure de télécopie.

Une analyse s'intéressant aux coûts engagés par une entreprise pour conserver une infrastructure de télécopie classique comparés à l'utilisation réelle de cette infrastructure va bien souvent révéler des dépenses inefficaces et un ratio coût/fax très élevé. Sans nul doute, l'un des plus grands problèmes associés au fait de conserver une infrastructure de télécopie classique, c'est qu'il s'agit là d'un engagement n'offrant pas la moindre flexibilité.

Lorsqu'une entreprise de transport travaille à pleine capacité sur un seul serveur de fax, elle peut devoir investir dans l'achat d'un nouveau serveur, ce qui peut s'avérer coûteux. Il y a de bonnes chances qu'il s'agisse d'un investissement peu rentable, car ce nouveau serveur va sûrement être utilisé très loin de sa capacité maximale. Voir l'article associé «  L'heure de la retraite a-t-elle sonné pour votre serveur de fax ? ».

En outre, si une entreprise de transport étend ses opérations et envisage d'ouvrir un bureau annexe plus petit, l'installation d'une ligne téléphonique dédiée pour quelques rares employés peut constituer un investissement financier considérable pour un avantage commercial restreint. Malheureusement, les serveurs de fax et les lignes téléphoniques dédiées sont des engagements du type « tout ou rien », et ces achats restent largement sous-utilisés, ce qui est inefficace et coûteux.

Les inconvénients du fax papier dans le secteur du transport

Le coût associé à l'entretien des fax, ainsi qu'au remplacement fréquent du papier, de l'encre et du toner d'imprimante, constitue une dépense régulière de fonctionnement. La maintenance, les réparations et les mises à niveau du matériel de communication sont une forme de dépense coûteuse et peu pratique.

Les fax classiques peuvent également affecter votre productivité de façon sensible. Les heures perdues par les employés à attendre devant un appareil de télécopie que des documents soient envoyés, reçus et confirmés pourraient être bien mieux utilisées si elles étaient consacrées à d'autres tâches.

Les avantages du fax en mode cloud pour les entreprises de transport

Chauffeuse-livreuse assise dans une camionnette et utilisant une tablette numérique

En dépit de tous les aspects négatifs généralement associés aux services de télécopie, il reste une option parfaitement adaptée aux entreprises qui travaillent dans le secteur du transport : le fax en mode cloud. Il s'agit d'une solution idéale pour toute entreprise qui a besoin d'utiliser un fax dans son fonctionnement au quotidien. Et l'entreprise qui affiche le plus de kilomètres au compteur dans ce domaine, c'est eFax Corporate.

La solution mobile professionnelle proposée par eFax Corporate permet aux entreprises d'envoyer, de recevoir, de modifier, de consulter et de signer des fax, tout cela par e-mail. En faisant passer en ligne les activités de télécopie de votre entreprise de transport, vous profitez d'une solution qui vous permet de faxer lors de tous vos déplacements, en vous passant d'imprimante purement et simplement.

Avec eFax Corporate, plus besoin d'attendre dans le bureau de recevoir la confirmation d'une livraison, et plus important encore, plus besoin de subir des retards qui pourraient entraîner l'échec de certaines transmissions et la perte d'opportunités commerciales.

Le fax en mode cloud est tellement pratique que les employés peuvent répondre en toute facilité aux messages à caractère urgent, car ils auront toujours accès à leurs e-mails, qu'ils soient au bureau ou en déplacement.

Les solutions d'entreprise pour le secteur du transport proposées par eFax signifient que n'importe quelle équipe de transporteurs peut désormais envoyer ou recevoir des fax par e-mail, avec la capacité d'y répondre en un instant, par e-mail, quasiment partout dans le monde.

N'hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins en matière de télécopie. Nous pourrons vous communiquer plus d'informations sur les tarifs en fonction de votre utilisation actuelle du fax.