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Tout ce que vous devez savoir sur le fax en mode cloud pour le secteur financier | eFax Corporate  

31 août 2017 - par l'équipe eFax Corporate

Si vous travaillez dans le secteur financier et que vos responsabilités s'étendent aux opérations informatiques de votre entreprise, vos collègues vous font sûrement connaître tous les problèmes qu'ils rencontrent avec le fax de l'entreprise.

Dans cet article, nous présentons les mérites et les écueils du fax et expliquons pourquoi le fax en mode cloud est l'alternative de choix pour le secteur de la finance.

Pourquoi les e-mails ne peuvent pas remplacer le fax

Bien que la numérisation des documents et leur envoi en pièces jointes d'un e-mail puisse apparaître comme la solution rentable parfaite aux horripilants problèmes de fax rencontrés par vos collègues, en réalité cette solution fait naître un problème bien plus grave : celui de la sécurité. De nos jours, il est monnaie courante de voir des brèches de sécurité ayant exposé des données de consommateurs à grande échelle faire les gros titres dans les médias. Clairement, les e-mails n'offrent pas le même niveau de sécurité que les fax.

Dans une étude de 2017 effectuée par la société de recherche IDC et intitulée « Fax Market Pulse », les utilisateurs de fax ont rapporté que la sécurité de transmission de document constituait la raison numéro une pour justifier l'utilisation du fax dans leurs entreprises. Ce souci de la sécurité n'est pas surprenant étant donné qu'il suffit d'une seule erreur en matière de sécurité peut conduire une entreprise au bord du gouffre, que ce soit en raison de la perte de clients ou en raison de la destruction de la réputation de la marque qu'il avait fallu des années pour établir.

Tant que les e-mails resteront vulnérables aux brèches de sécurité, ils ne pourront jamais constituer un remplacement adapté pour le fax dans le secteur financier.

La sécurité ne suffit pas pour le fax analogique

Bien que le fax analogique soit de fait plus sécurisé que la messagerie électronique, il n'offre cependant pas les mêmes aspects pratiques que son alternative moderne. L'un des écueils bien connu de tous en ce qui concerne le fax analogique, c'est le temps que cela prend pour envoyer et recevoir des documents.

Les employés travaillant le domaine de la finance sont habitués à faire la queue et à attendre leur tour pour utiliser le fax. De plus, ils doivent également faire face à des lignes occupées, saisir les détails du destinataire, gérer la transmission en tant que telle, avant de finalement attendre de recevoir une page de confirmation debout devant l'appareil. Et cela sans parler du remplacement incessant des cartouches de toner et du réapprovisionnement en papier.

Même les serveurs de fax ont leurs inconvénients. Par exemple, en tant que référent en charge de l'informatique pour votre équipe, vous ne connaissez que trop bien toutes les tâches de maintenance constantes qui caractérisent ces serveurs. Si vous êtes déjà débordé dans vos fonctions actuelles, le fait de devoir gérer le serveur de fax ne fait qu'accroître vos responsabilités.

Le dilemme est clair. Les fax classiques n'ont pas les aspects pratiques et la rentabilité des e-mails, mais les e-mails n'ont pas la sécurité des fax, alors qu'il s'agit là d'une composante critique des activités quotidiennes du secteur financier. Mais la question qui doit trouver une réponse, c'est celle-ci : y a-t-il une alternative viable aux services de fax classiques qui puisse être pratique, rentable et sécurisée ?

La réponse est oui. Et cette solution s'appelle le fax en mode cloud.

Pourquoi passer au fax en mode cloud ?

Le fax en mode cloud est une solution de fax en ligne qui permet aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des fax de façon sécurisée, en ligne, avec tous les côtés pratiques d'une messagerie électronique.

Il y a de nombreuses raisons qui justifient d'envisager le fax en mode cloud comme la prochaine solution de communication sécurisée de votre entreprise. En voici quelques-unes :

  • Technologie de chiffrement avancé
  • Utilisé par plus de la moitié des entreprises du Fortune 500
  • Utilisation réduite des ressources informatiques et productivité améliorée
  • Rapide, pratique et hautement sécurisé

Voici pour la version courte, mais examinons plus en détail les raisons pour lesquelles le fax en mode cloud est un excellent choix pour votre entreprise.

Technologie de chiffrement avancé

Tout d'abord, le fax en mode cloud combine les aspects modernes d'une messagerie électronique avec la fiabilité de services de fax analogiques classiques, tout en apportant une couche de sécurité supplémentaire.

Cette sécurité supplémentaire est liée aux niveaux avancés de la technologie de chiffrement employée par eFax Corporate, à savoir les normes Transport Layer Security (TLS) et Advanced Encryption Standard (AES). Ces protocoles sont bien plus évolués Secure Socket Layer (SSL), la norme plus largement connue mais obsolète.

Utilisé par les entreprises du Fortune 500

Depuis les débuts de cette technologie, plus de la moitié des entreprises du Fortune 500 ont réalisé des investissements conséquents dans le fax en mode cloud plus généralement, et eFax Corporate en particulier. De grands conglomérats de médias, des banques internationales, des compagnies d'assurance et des cabinets d'expertise comptable sont désormais des utilisateurs convaincus du fax en mode cloud, et les chiffres sont en passe de grimper.

Femme travaillant dans le secteur financier recevant un fax

Réduction des tâches administratives et augmentation de la productivité

En supprimant les obstacles que posent les appareils de télécopie classiques, et en introduisant le fax en mode cloud, de nombreuses entreprises du secteur financier rationalisent leurs activités au quotidien et économisent ainsi du temps et, au final, de l'argent.

Le temps et les ressources libérés par le fax en mode cloud donne aux employés la possibilité de se concentrer sur des tâches plus importantes et augmente ainsi leur productivité. Les services de fax en ligne permettent également aux entreprises de faire des coupes dans les dépenses administratives et dans les ressources comme les rames de papier, les cartouches et les lignes téléphoniques supplémentaires.

Des communications rapides et sécurisées

Le transfert de document rapide et sécurisé est essentiel à la mission des établissements financiers.

Le fax en mode cloud accélère drastiquement ces communications, qu'il s'agisse de demandes de prêt et d'emprunt immobilier, d'assurance et d'une multitude d'autres transactions à caractère financier. En outre, ces communications sont extrêmement régulées de manière à assurer une protection maximale contre de potentielles brèches de sécurité.

Tous les avantages du cloud

Avec le fax par Internet, les fax sont immédiatement convertis en fichiers numériques faciles à lire. Il n'est donc plus nécessaire d'imprimer des documents ou de faire des copies papier. Au lieu de cela, les modifications peuvent être réalisées en ligne et vos fax sont stockés et classés de façon sécurisée, sans limite de durée, ou jusqu'à ce que vous décidiez de les supprimer.

Comment fonctionne le fax en mode cloud

Le processus d'utilisation de fax en mode cloud est très simple et vous permet, en toute facilité :

  1. D'envoyer des fax à l'aide de tout appareil connecté au Web.
  2. De télécharger en un instant n'importe quel document PDF.
  3. De consulter les documents et d'y répondre immédiatement.

Pas besoin de numériser

Les établissements financiers doivent prioriser les processus efficaces afin de rester compétitifs dans leur secteur. Des processus plus rapides et plus efficaces bénéficient à vos clients, à votre personnel et au bilan financier global de l'entreprise.

La vitesse est un avantage clé avec le recours à eFax Corporate, qui offre à vos employés une solution de télécopie « sans numérisation », et la capacité de faxer presque n'importe quel type de fichier, qui est alors envoyé au fax de votre destinataire.

Exemples de fichiers qui peuvent être transmis par fax en mode cloud :

  • formulaires ou contrats juridiques
  • imprimés fiscaux
  • statuts constitutifs
  • documents privés et confidentiels
  • formulaires de prêt immobilier
  • transactions financières et documents signés

Contrairement aux documents papier, les fichiers numériques ne se dégradent pas, ne deviennent pas difficiles à lire et ne perdent pas leur aspect d'origine. Par exemple, les PDF couleur ne vont jamais se transformer en noir et blanc.

Après l'envoi d'un fichier, le destinataire peut immédiatement afficher, imprimer ou télécharger le document envoyé. eFax Corporate permet aux utilisateurs d'afficher, de zoomer, de faire pivoter ou d'imprimer les fichiers directement depuis leur ordinateur portable, ordinateur de bureau ou leur smartphone.

Recevoir des fax

Grâce aux protocoles de chiffrement d'eFax Corporate, les transmissions effectuées par les établissements financiers sont protégés et sécurisés. Ce haut niveau de protection minimise nettement le risque que des personnes non autorisées puissent accéder à des informations confidentielles.

L'un des principaux inconvénients des services de télécopie classiques, c'est que la transmission en tant que telle peut être sécurisée, mais il n'y a aucune garantie que les documents soient récupérés par la bonne personne ou stockés de façon sécurisée.

Grâce à eFax Corporate, ce risque est éliminé, car les utilisateurs peuvent enregistrer tous les fax entrants de façon sécurisée dans le cloud. Il est très simple de renvoyer un fax déjà envoyé en quelques clics sur n'importe quel appareil connecté au Web, pas besoin donc de numérisation ou d'impression supplémentaire.

En outre, les fax sauvegardés sont stockés de façon permanente dans le cloud tant qu'un utilisateur autorisé ne les a pas supprimés. Avec eFax Corporate, vous avez une main-mise totale.

Envoyer des fax

Envoyer un fax sur le cloud est aussi simple qu'envoyer un e-mail. Pour commencer, ouvrez un nouvel e-mail et joignez-y votre document. Ensuite, tapez le numéro de fax du destinataire et cliquez sur Envoyer. Au cours de la transmission, le message et les données sont chiffrés et sont reçus par le fax du destinataire de la même façon que n'importe quel autre message faxé. En réalité, le destinataire n'aura même pas conscience que le fax qu'il reçoit a été envoyé par e-mail.

eFax Corporate comprend l'importance d'une sécurité et d'un chiffrement avancés pour ses clients du secteur financier, et c'est pourquoi l'entreprise utilise le protocole Transport Layer Security (TLS) durant la transmission et un chiffrement AES 256 bits pour les fax enregistrés dans la boîte de réception d'e-mails d'un utilisateur.

Contrôles administrateur

Avec eFax, vous gardez le contrôle sur tous vos fax. Le portail administrateur eFax Corporate permet aux administrateurs d'ajouter de nouveaux numéros de fax, de créer de nouveaux profils utilisateur, d'assurer le suivi de tous les fax et de résoudre toutes les difficultés techniques éventuelles.

Avec le Portail administrateur, vous pouvez facilement surveiller, gérer et contrôler votre infrastructure de fax depuis une interface conviviale.

La fin des signaux « Occupé »

Vous n'aurez plus à subir les notifications de signal « Occupé » dès lors que vous serez passé au fax en mode cloud. Si par hasard le numéro du destinataire est occupé, eFax Corporate va renvoyer automatiquement le fax jusqu'à ce qu'il soit correctement transmis.

Si pour quelque raison que ce soit la transmission est interrompue ou mise en pause, l'expéditeur sera notifié et recevra un rapport d'état par e-mail.

Une solution à bas prix

Le fax en mode cloud s'avère étonnamment rentable pour votre entreprise. En mettant au clou votre ancienne infrastructure de télécopie, fini le remplacement des cartouches d'encre et des rames de papier, finies les dépenses consacrées à des lignes téléphoniques coûteuses et finis les frais élevés liés aux serveurs de fax.

Graphique de contrôle administrateur

L'excellence du fax en mode cloud avec eFax Corporate

eFax Corporate fournit un service de fax en mode cloud compétitif qui permet aux entreprises de se développer, d'augmenter leur productivité et de réduire leurs coûts administratifs, tout en garantissant la conformité aux réglementations et lois nationales en matière de sécurité et de confidentialité.

Pas besoin d'être un des grands acteurs du paysage financier international pour devenir client d'eFax Corporate. Lorsque votre entreprise rejoint eFax Corporate, vous pouvez échanger des documents par fax de façon sécurisée tout en profitant de tarifs avantageux, que vous soyez une entreprise petite, moyenne ou grande.

Si votre entreprise dispose déjà de numéros de fax, notre équipe va vous aider à assurer leur portabilité sur votre compte eFax Corporate. Vous n'aurez donc pas besoin d'un nouveau numéro de fax. Comme le système fonctionne complètement en ligne, plus besoin d'acheter du nouveau matériel ou d'installer des programmes complexes. Au lieu de cela, tout ce que vous avez à faire pour commencer, c'est vous connecter à votre compte.

En créant un compte de fax en mode cloud eFax Corporate, vous allez pouvoir faxer de la même façon que vous envoyez des e-mails. Cette solution simple va rationaliser les processus de communication tout en assurant une sécurité sans égale.

Vous voulez en savoir plus sur la solution de fax en mode cloud ? Appelez eFax Corporate et découvrez comme le fax par Internet peut faire profiter votre entreprise et vous permettre de faxer de manière plus sécurisée dès aujourd'hui.