Le blog eFax

L'envoi de dossiers juridiques par fax en mode cloud | eFax Corporate  

02 août 2017 - par l'équipe eFax Corporate

Imaginez le scénario suivant : une avocate doit envoyer au tribunal des documents importants qui sont essentiels pour son procès. Cependant, il y a un problème ; le greffier accepte uniquement les documents envoyés par fax et l'avocate, en raison d'un bourrage papier, n'a pas pu envoyé le fax à temps. Son incapacité à satisfaire aux règles administratives lui portera sans doute préjudice pendant le procès.

Plus tard dans la journée, l'avocate est invitée à relire un contrat. Un partenaire du cabinet a déjà imprimé le contrat et y à porté des notes manuscrites. Après avoir ajouté quelques modifications, elle envoi le contrat par fax à la partie adverse pour révision. Ce groupe lui fait également parvenir ses observations et suggestions par fax. L'avocate rédige ensuite la version finale de ce document complet et l'envoie à une équipe de chercheurs juridiques. 

Homme d'affaires/avocat travaillant avec de la paperasse sur son bureau

En raison de la nature hautement confidentielle de ces types de documents, ceux-ci sont envoyés par fax, ce qui garantit qu'ils ne peuvent pas être piratés ou accessibles à des personnes non autorisées.

Le papier est la matière première de l'industrie juridique. Les affaires juridiques peuvent être appuyées par des milliers de documents papier, des copies des contrats originaux, des dossiers et de la correspondance, qui doivent être présentés comme preuve devant les tribunaux. Et il est probable que plusieurs copies de ces documents seront requises.

Lorsqu'il s'agit d'envoyer des informations sensibles, le fax est l'outil de communication par excellence pour les professionnels du secteur juridique. En tant que l'une des professions les plus réglementées au monde, une erreur de sécurité pourrait détruire un dossier sur lequel une équipe aurait travailler pendant des années. Ce type de gaffe pourrait ternir la réputation du cabinet, conduire à des audits ou des amendes sévères.

Dans le secteur juridique, où 80% du processus administratif est basé sur le papier en raison du niveau de réglementation, il est impératif que les informations privées soient protégées. En général, les avocats les plus éminents préfèrent éditer les documents à la main. Après le processus d'édition, les documents sont presque toujours envoyés par fax aux destinataires prévus.

Cependant, étant donné le rythme des progrès dans les TIC modernes, les responsables informatiques de leur entreprise se demandent de plus en plus : « mon infrastructure TIC permet-elle à l'entreprise d'atteindre le niveau de professionnalisme et d'efficacité qu'elle recherche ? » Si la réponse est "non", alors il est temps d’explorer les solutions. 

L'envoi de fax et le jour ouvrable

Face à la charge de travail élevée, les avocats doivent tirer le meilleur parti de leur journée de travail et maximiser les heures facturables. Pour cette raison, il est important de pouvoir échanger rapidement des informations et de naviguer aisément dans des données et des informations de recherche complexes. Le fax traditionnel peut ralentir considérablement ce processus et ajouter des délais inutiles à une journée déjà chargée.

Les fax traditionnels sont à la fois très inefficaces et coûteux. Cependant, un sondage réalisé par Spiceworks a révélé que 62% des bureaux disposent toujours d'un fax traditionnel en service, alors que seulement 10% des travailleurs l'utilisent. Vu l’inefficacité de ces 62% de bureaux qui exécutent toujours ce processus laborieux :

Portrait des hommes et femmes d'affaire debouts

Envoyer des documents via le fax traditionnel :

  • Imprimer une copie papier du document
  • Apporter des modifications manuscrites à la version imprimée
  • Mettre le fax en marche
  • Introduire le document dans le fax
  • Attendre que la transmission soit traitée
  • Si des retards tels qu'un signal d'occupation, un faible niveau d'encre ou un bourrage de papier surviennent, résolvez le problème
  • Attendre un e-mai d'accusé de réception
  • Enregistrer les détails dans un dossier à des fins d'archivage


Suivre les étapes ci-dessus pour un seul document peut prendre entre 15 et 20 minutes ou plus - une tâche simple qui peut être effectuée en quelques clics lors de l'envoi de fax en ligne. Et que ce soit le directeur de la société, le secrétaire juridique ou le stagiaire, le temps passé devant le fax est un temps perdu. 

En examinant les problèmes plus généraux liés au fax traditionnel, les failles de sécurité sont une préoccupation majeure. Lorsque des documents sont envoyés via des fax communautaires, même pour une courte période, des informations hautement sensibles peuvent disparaître.

Le risque que des données confidentielles soient exposées est encore plus préoccupant. Avec le fax traditionnel, les coordonnées bancaires d'un client, ses antécédents médicaux ou d'autres détails personnels peuvent tomber entre de mauvaises mains.

La sensibilité temporelle fait partie intégrante du système judiciaire. Les tribunaux imposent des délais stricts, mais une motion de l'équipe juridique adverse ou des preuves nouvellement découvertes peuvent nécessiter un redressement complet de la stratégie juridique.

C'est la raison pour laquelle un processus de communication en temps opportun est essentiel à la mission. Si de nouvelles preuves doivent être soumises au tribunal de toute urgence, le fax traditionnel peut entraîner des revers et des retards préjudiciables.

De nombreux cabinets d’avocats ont investi dans des serveurs de fax dans l’espoir d'endiguer ce problème. En réalité, il est fort peu probable que cette option soit rentable et à long terme. Les coûts de maintenance d'un serveur de fax peuvent être élevés lorsque des frais supplémentaires, tels que des mises à jour, des service packs et des reconfigurations, sont pris en compte. 

Lorsque vient le temps de remplacer une carte de modem de fax multicanal T1, elle peut finir par coûter une somme de plus de cinq chiffres à une entreprise. Et après un tel investissement, des mises à jour continues seront nécessaires.

Aujourd'hui, de nombreuses pratiques juridiques sont à la recherche d'une meilleure façon d'envoyer des fax. Plutôt que de continuer à gaspiller de l'argent pour entretenir des équipements de bureau obsolètes, ils recherchent activement une technologie de fax plus efficace.

Avantages du fax en mode cloud pour votre cabinet d'avocats

Le fax en ligne, ou en mode cloud, est devenue de plus en plus populaire auprès des entreprises qui ont besoin de pouvoir envoyer un fax, tout en recherchant la commodité et la rentabilité de l'envoi d'un e-mail. Il est facile de voir savoir pourquoi le fax en mode cloud est devenue de plus en plus populaire avec les pratiques juridiques à l'échelle mondiale. Mais quels avantages offre-t-il ? 

Réduction des coûts

Le fax en ligne fournit l’échelle équivalente d’un serveur de fax, mais sans engendrer de dépense. Avec le fax en mode cloud, il n’est pas nécessaire d’acheter du matériel, des logiciels ou des services informatiques spécifiques. De plus, il n'y a pas de frais mensuels récurrents pour la location d'une ligne téléphonique.

Le fax en ligne permet également de mieux contrôler les coûts de fax d’une entreprise, car la tarification est fonction de l’utilisation. Un fournisseur de fax en ligne sera en mesure de proposer différents plans au choix.

Étant donné que tout ce qui est indiqué dans le plan tarifaire est expliqué, il ne devrait y avoir aucune surprise à la fin du mois en ce qui concerne les coûts supplémentaires. Ceci facilitera grandement la planification et le suivi des dépenses de bureau et des finances.

Sécurité renforcée

Un autre avantage clé du transfert en ligne de l'infrastructure de fax tient de la sécurité. Les clients du secteur juridique ont besoin d'une discrétion garantie et les risques de sécurité sont considérablement réduits lors de l'utilisation du fax par Internet et le cloud.

Grâce au fax en mode cloud, l’ensemble de l’infrastructure de la pratique juridique sera conforme aux règles de protection des données et offrira les avantages en matière de sécurité ci-après :

  • Faxer des documents de manière sécurisée et efficace par courrier électronique.
  • Avoir le contrôle physique complet des données de l'entreprise.
  • Voir les enregistrements complets de tous les fax envoyés ou reçus.
  • Se conformer aux lois ou réglementations relatives à la protection des données.

    Des processus plus efficaces

    Vous souvenez-vous de l'avocat très occupé qui risquait de perdre son procès en raison du retard accusé lors de l'envoi du fax des documents ? Avec le fax en mode cloud, elle aurait pu envoyer ses documents en quelques secondes et en toute sécurité, en quelques clics de souris ou en tapant sur l'écran d'un smartphone. Comment ?

    Lors de l'envoi d'un fax en ligne, les documents sont d'abord joints à un e-mail et envoyés - entièrement cryptés - au destinataire. Lorsqu'un fax est reçue en ligne, il arrive par e-mail sous forme de fichier PDF. Les notifications automatiques par e-mail des fax envoyés et reçus avec succès sont déclenchées et envoyées immédiatement.

    Lorsqu'un cabinet juridique opte pour les services de fax en mode cloud, les avocats peuvent consacrer leurs heures facturables à la tâche importante à accomplir, sans perdre de temps à gérer le processus lent et obsolète des fax traditionnels. De telles initiatives, qui permettent de gagner en temps, sont essentielles au succès de l’équipe juridique et ont un impact notoire sur la productivité globale du bureau. Des outils tels que eFax Corporate vous permettent d'envoyer, de recevoir et de localiser des documents avec beaucoup de facilité.

    La recherche d'un document parmi les centaines, voire les milliers de documents associés à une affaire judiciaire est une tâche inutilement fastidieuse. Cependant, en procédant à une simple recherche par mot-clé, les membres de l'équipe juridique peuvent facilement trouver le document qu'ils recherchent à un moment donné. 

    Le résultat financier

    Fax en mode cloud :

    • Est extrêmement facile à déployer et à adapter à votre cabinet.
    • Améliore considérablement l'efficacité et permet à l'équipe juridique d'envoyer rapidement et facilement des fax.
    • Accélère le processus de transfert de données tout en garantissant une sécurité maximale.
    • Est rentable et repose sur un modèle prévisible de paiement à l'utilisation.
    • Accroît considérablement la protection des informations sensibles des clients. 

    eFax Corporate sécurise l'utilisation du fax en entreprise

    Que vous soyez responsable de la cellule informatique dans un petit cabinet d'avocats ne comptant que quelques membres du personnel ou d'un cabinet international qui emploie des milliers de personnes, eFax Corporate vous permet, à vous et à vos collègues, d'envoyer et de recevoir des données sensibles en toute sécurité et en tout temps.

    Étant donné que eFax Corporate utilise un cryptage TLS avancé, toutes les données de votre entreprise sont entièrement protégées pendant le processus d'envoi, tandis que notre technologie de sécurité de stockage AES de 256 bits sécurise vos documents et données dans votre compte de messagerie protégé par mot de passe. 

    Pourquoi ne pas laisser eFax Corporate faire évoluer votre cabinet en améliorant votre infrastructure de communication ? Contactez eFax Corporate dès aujourd'hui et découvrez comment nous pouvons améliorer vos processus d'exécution des tâches et l'efficacité de vos employés de manière rentable.