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L'heure de la retraite a-t-elle sonné pour votre serveur de fax ? 

Apr 27, 2017 - par l'équipe d'entreprise eFax

Pendant de nombreuses années, les services informatiques du monde entier ont utilisé des serveurs maison pour aider à centraliser les programmes de fax quotidiens de leurs entreprises respectives aux niveaux de la gestion et du suivi général, ainsi qu'en ce qui concerne la sécurité des données. Ce type de système était considéré à cette époque comme une technologie de haut-niveau. Le temps passant, toutefois, et la technologie devenant de plus en plus avancée, des signes montrent que cette architecture de serveurs de fax devient de plus en plus périmée et moins efficace lorsqu'on la compare à des systèmes plus modernes.

Les serveurs de fax doivent-ils être mis au rebut par les entreprises ?

On a récemment noté qu'il y a de nombreux désavantages liés à l'architecture traditionnelle des serveurs de fax ayant constitué la partie centrale des opérations quotidiennes de nombreuses entreprises.

maintenance du matériel de serveur commercial

Les quatre raisons suivantes vous feront reconsidérer l'approche de votre entreprise envers les serveurs de fax.

1. Les coûts d'utilisation des serveurs de fax

Comme pour tout ce qui concerne l'activité d'une entreprise prospère, l'une des premières choses que vous devez considérer est le prix, et les serveurs de fax ne diffèrent pas à ce niveau.  

Votre serveur de fax typique ne constitue malheureusement pas la forme d'infrastructure informatique la plus souple ou adaptable, et il peut être difficile à évaluer si vous devez mettre à niveau ou réduire la capacité de votre entreprise à envoyer des fax. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit vous aurez inévitablement besoin d'envoyer et de recevoir de plus en plus de fax. 

Lorsque le moment arrive, votre entreprise aura à prendre une grande décision : continuer avec votre architecture existante de serveur de fax ou investir dans un système totalement nouveau. Les deux options s'accompagnent à l'évidence de leurs propres désavantages.

La deuxième option, d'un autre côté, représente un investissement financier important. Acheter un système de serveur de fax totalement nouveau peut coûter des milliers d'euros de matériel. Cela, sans même prendre en compte le prix des logiciels associés. De tels ajouts peuvent faire doubler le prix de l'installation. Vous devez aussi penser aux coûts de maintenance. De tels investissements financiers ne sont pas des décisions que l'entreprise peut prendre sur une toquade.

2. Les désavantages de l'utilisation des lignes téléphoniques

Les coûts associés à la transmission par "lignes téléphoniques" numériques et systèmes analogues peuvent facilement être négligés car ils ne sont pas immédiatement visibles. Les coûts de tels services varient. Une seule ligne analogue peut fonctionner avec un faible investissement, avec seulement un petit abonnement mensuel à payer. Le principal désavantage associé à cette option est toutefois que vous ne pouvez envoyer plusieurs fax à la fois, ce qui est loin d'être idéal dans un environnement de bureaux affairés où il peut être nécessaire d'envoyer un grand nombre de fax à tout moment. Une option beaucoup plus efficace est de choisir un service numérique à plusieurs canaux permettant l'envoi de plusieurs fax en même temps. Ce système est malheureusement coûteux, le prix pouvant facilement s'élever à plusieurs centaines d'euros par mois.
Les coûts analogiques et de télécommunication deviennent rapidement un aspect du passé pour les entreprises d'informatique modernes. De telles dépenses peuvent être éliminées facilement des investissements d'une entreprise. La seule chose à faire est de faire converger l'ensemble du trafic des fax de votre entreprise par votre réseau d'accès à Internet. D'un point de vue informatique, il s'agit d'une évolution sensible vers une efficacité du travail.

3. La maintenance d'un serveur de fax gâche des ressources informatiques importantes 

Un autre investissement souvent négligé associé au fonctionnement des serveurs de fax traditionnels dans vos bureaux est le coût en heures de travail. L'équipe informatique de votre entreprise devra à coup sûr entretenir les fax associés, résoudre les problèmes de fonctionnement lorsqu'ils se produisent et former les autres membres du personnel afin qu'ils puissent utiliser correctement le système de fax. Il s'agit là d'heures importantes que l'équipe informatique pourrait consacrer à d'autres activités commerciales plus lucratives.

Outre ceci, l'équipe informatique devra surveiller avec soin la production et l'utilisation de tout serveur de fax interne, afin d'évaluer le moment où le dit système approche sa capacité maximale d'utilisation, et effectuer des recommandations au moment où le système doit être mis à niveau. Il ne s'agit pas là d'une tâche aussi simple qu'on peut le penser à premier abord, car la charge de travail et la demande sur le serveur peuvent changer assez rapidement, particulièrement si votre entreprise connaît un pic de clientèle (même s'il est bienvenu), conduisant à un plus grand volume de fax importants devant être envoyés et reçus de manière continue.

Si les coûts associés aux "heures de travail" informatiques sont considérablement plus difficiles à déterminer et quantifier que les coûts matériels couverts auparavant dans cet article, ils ne doivent pas être négligés car ils coûtent de l'argent à votre entreprise, que vous puissiez voir ou non où va l'argent. Souvenez-vous aussi que le temps passé là est du temps qui pourrait pu être consacré à une meilleure utilisation pour des problèmes informatiques plus importants.

4. Les serveurs fax sont-ils sûrs ? 

Un autre aspect extrêmement important à envisager lorsqu'on considère la viabilité d'utilisation d'un système de serveur de fax dans le quotidien de votre entreprise, est celui de la sécurité.  De nombreux serveurs de fax traditionnels ne cryptent pas correctement les données de leur disque dur de manière efficace, ce qui crée un point faible évident pour l'entreprise, pouvant être exploité par des pirates opportunistes. Ce point peut se révéler un souci particulier si le serveur de fax est relié au réseau principal de votre entreprise.

De telles vulnérabilités en termes de sécurité deviennent problématiques si nous considérons que votre entreprise peut traiter des données pouvant conduire potentiellement à ce que les informations personnelles d'un client tombent en de mauvaises mains. De telles informations font partie du cadre très strict des lois de protection des données et de la confidentialité. La perte de telles données pourrait avoir de graves répercussions juridiques pour votre entreprise, outre la perte de votre réputation.

Il faut aussi noter que c'est toujours une procédure standard dans de nombreuses entreprises que l'administrateur de la société effectue ce qui est connu comme étant "une purge de contenu" des dossiers fax. Cela signifie que le dit administrateur imprime des documents faxés, pour des besoins d'enregistrement. Les dangers de ces pratiques sont assez évidents, des documents physiques importants pourraient être facilement temporairement déplacés ou totalement perdus, conduisant à une perte en conservation des documents et en comptabilité interne. De même, avoir des documents physiques sur site laisse une entreprise ouverte à la possibilité que du personnel non autorisé voit des documents sans en avoir le droit.

infrastructure de technologie basée sur le Cloud

Les systèmes basés sur le Cloud peuvent-ils remplacer les serveurs de fax traditionnels ?

Lorsque nous prenons en compte les raisons mentionnées ci-dessus, il apparaît à l'évidence qu'il est grand temps que les entreprises modernes mettent fin à l'utilisation de systèmes traditionnels de serveurs de fax. Dans l'idéal, ils devraient être remplacés par des solutions plus sûrs, efficaces et de bon rapport qualité-prix. Si plusieurs options différents sont disponibles sur les marché, nous avons ici la conviction chez eFax que l'acte idéal est de remplacer le serveur de fax existant de votre entreprise par un système de fax basé sur le Cloud.  

Les avantages clés du transfert des opérations de fax vers un système basé sur le Cloud sont nombreux. Ce service en ligne complet permet par exemple à votre entreprise d'envoyer, de recevoir, de voir, de modifier et même de signer en toute sécurité vos documents fax par e-mail. Vos pratiques commerciales bénéficieront grandement de l'envoi de fax par e-mail puisque les délais techniques

deviendront un apanage du passé, vous permettant de répondre rapidement et efficacement aux clients sans avoir à s'inquiéter des impressions fastidieuses et des bourrages de papier redoutés.

Les services de fax basés sur le Cloud ont aussi un bien meilleur rapport qualité-prix que votre système de serveur de fax standard filaire. Au lieu d'avoir à payer directement pour l'utilisation de votre serveur et de lignes téléphoniques spécifiques, vous pouvez simplement payer au cas par cas, ce qui signifie que vous ne payerez pas trop lors des moments où vous n'envoyez ou ne recevez pas autant de fax. Le Cloud garantit essentiellement que vous obtenez exactement ce pour quoi vous payez, un système beaucoup plus juste que l'ancienne méthode de paiement pour vos capacités potentielles à faxer, vous demandant de devoir payer à nouveau une fois que la capacité préconçue est atteinte.

Pour résumer, voici ce que vous économisez lorsque vous passez à un système de services de fax basé sur le Cloud :

  • Installations de machines fax
  • Mises à jour des logiciels du serveur
  • Coûts de maintenance
  • Location d'une ligne de télécommunication
  • "Heures de travail" informatiques

Les nombreux avantages associés au passage de votre serveur de fax vers un système basé sur le Cloud sont clairs. C'est pourquoi eFax Corporate est devenu une solution professionnelle de confiance pour jusqu'à 11 millions d'utilisateurs dans le monde, et que la solution est même utilisée par près de la moitié des entreprises mondiales de Fortune 500.


Si vous souhaitez en savoir plus sur eFax Corporate, veuillez lire notre brochure pour découvrir les caractéristiques et les avantages.
 

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